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Realiza el informe de ventas más preciso con estas sencillas pautas

Por Desarrollo Directivo 19-01-2020

Es un elemento clave que, entre sus ventajas, permite anticipar y tomar decisiones acertadas a las empresas. A continuación, el profesor Antonio Raimondo de UNIR explica las claves para realizarlo con éxito.

¿Cómo hacer un informe de ventas preciso? En el mundo de la empresa, esta práctica resulta fundamental.

Antes que nada, es esencial comprender cuál es su significado. Antonio Raimondo Ercilla, profesor la Facultad de Empresa y Comunicación de UNIR, lo explica a continuación:

¿Qué es un informe de ventas?

El informe de ventas es quizás uno de los documentos más importantes que tenemos antes de lanzar nuestros productos al mercado y saber cómo funcionarán. También, el paso previo para hacer un seguimiento de ellos. Nos permite predecir qué va a pasar, el target, y a qué perfil vender, entre otras cuestiones.

Una de las principales ventajas de un buen informe de estas características es que permite anticipar nuestra estrategia para tomar decisiones, y optimizar la previsión de ventas. Hoy en día, toda la tecnología que tenemos a disposición (machine learning y deep learning, entre otras) facilita -incluso con modelos predictivos– que podamos anticiparnos a lo que va a ocurrir, según explica el docente.

Un trabajo coherente y en contexto

Pero esas proyecciones reflejadas en el informe deben ser realistas, basada en antecedentes: “Mirar hacia atrás es esencial. A la hora de realizar este tipo de documentos, debemos fijarnos en las características y contexto de los productos que comercializaremos. Conviene fijarse si nuestros productos ya existen en el mercado, si tenemos referencias de otros similares, quién es nuestro público objetivo, y cómo está situada la competencia, entre otras cuestiones”, subraya Raimondo.

También resulta fundamental enmarcar las acciones: “Debe quedar estrictamente previsto en el informe en qué canal y mercado vamos a vender. También los precios de los productos y -principalmente-. cómo vamos a hacer que el producto tenga una coherencia durante todo el proceso de venta. ¿Cuáles son los precios máximos y mínimos con los que podemos jugar? Esto debe quedar nítidamente reflejado”, señala el experto.

En definitiva, el resultado final debe ser alcanzable y “coherente”, principalmente cuando se lanza un producto de manera multicanal, o si tienes un mix que se venda en diferentes mercados. Muchas veces, este elemento es una de las patas que se olvida a la hora de realizar el informe. “Por más que tengamos un canal o un cliente que funcione muy bien, tú le puedes dar un descuento adicional, pero esto debe tener siempre coherencia de precios”, explica Raimondo.

Una vez aclarado esto, veremos las pautas para realizar un informe de ventas preciso:

Primer paso: recopilar datos anteriores

Un informe de ventas completo (no solo aquel que se centra en analizar resultados) anticipa decisiones, pero siempre debe tener en cuenta qué ha ocurrido en el pasado. “Si lo tienes bien organizado, puedes ver una variación de cambio, para vislumbrar posteriormente decisiones y riesgos. Es un buen indicador de cómo funcionará ese producto, mirando también hacia atrás, hacia el historial del mismo”, sostiene el docente. Recopilar datos anteriores permite interpretar esa información y tomar decisiones eficaces.

Otro de los elementos de un buen informe de ventas es que permite anticipar toda la parte logística de nuestros productos. En palabras del experto, “podemos anticipar nuestra demanda y, en consecuencia, ajustar el stock”.

Segundo paso: conocer las características del mercado

Poner el foco en saber para qué hacemos un informe de ventas es esencial. Como quedó anteriormente especificado, el informe permite tomar decisiones de manera inmediata.

Un buen informe de ventas permite tomar decisiones certeras, de manera inmediata Clic para tuitear

“Para predecir ventas tienes que saber cómo está el mercado, tener en cuenta todas las variables que hay en el mismo, tanto internas como externas. Todas las variables externas que pueden llegar a influir en las ventas deben quedar contempladas. Cuál es la información que tiene cada uno, que le diferencia del resto para vender un producto” apunta Raimondo.

Tercer paso: elementos claves de un buen informe

Para que un informe de ventas sea sólido, hay que contemplar elementos claves como: incluir la información de la demanda que puedes llegar a tener, de la competencia, de cómo funciona ese producto con un plan a -mínimo- de un año, qué oportunidades reales hay, qué vamos a vender y qué nos diferencia de la competencia.

Cuarto paso: ‘tips’ y ventajas

A la hora de elaborarlo, si lo tienes bien organizado y creado, el informe de ventas es un gran indicador de cómo está funcionando ese producto en términos de ‘salud’, no solo de ventas (si realmente ese producto está funcionando de manera saludable, sólida, dónde funciona y dónde no).

Asimismo, otra de las ventajas es que permite anticipar toda la parte logística de nuestro producto, y que nunca esté fuera de stock. Si tú tienes un informe de ventas bien segmentado, puedes anticipar tu demanda, y puedes tener el stock adecuado.

Otra cosa es que permite obtener una visión nítida para entender cuál es nuestra posición en el mercado: cómo está funcionando ese producto, las acciones que estás realizando, y el grado de eficacia de las promociones. En este sentido, nos ayuda también a realizar una adecuada previsión de ventas.

Como líderes, el reto más difícil es embarcar a las personas y a los equipos en los proyectos.,

Hay herramientas muy recomendables para predecir ventas. Sales Force es una de ellas. Se trata de un sistema que funciona muy bien. Las nuevas tecnologías de machine learning y deep learning también son imprescindibles. El blockchain para canales complejos de venta directa, es un canal muy seguro y recomendable.

Un informe de ventas permite optimizar la generación de la demanda, analizar quién es nuestro público objetivo, y -finalmente- gestionar oportunidades Clic para tuitear

En definitiva, un informe de ventas permite optimizar la generación de la demanda, analizar quién es tu público objetivo, y -finalmente- gestionar oportunidades: “tienes que entender cómo funciona ese mercado, qué hace que ese mercado compre, qué le motiva y que no”, subraya el profesor de UNIR.

Ejemplo de informe de venta

Para comprender más aún la eficacia de un buen informe que pueda definir la previsión de ventas, Antonio Raimondo menciona el ejemplo de lo que ocurre en su empresa. Él es director de Marketing de la multinacional de logística Chep para el sur de Europa. Esta compañía se dedica a la distribución y movimiento de productos de gran consumo en palés para más de 4.000 clientes. Trabajan para firmas como Coca Cola, Pascual, Mau, Unilever y Central Lechera Asturiana, entre otras. Todos los productos que envían estas marcas a una gran superficie o tienda (latas, botellas, etc.) se trasladan en palés. “Una vez que se vacían, con todos los productos comercializados en los puntos de venta, lo que hacemos es volver a introducirlos en la cadena de comercialización, en una especie de modelo de alquiler. Al año movemos unos 200 millones de palés”, cuenta.

En este sentido, agrega: “Tenemos toda la información de cuándo un cliente nos pide el producto, y cuándo lo manda al punto de venta. Hemos elaborado un modelo de informe de ventas que compartimos con todos nuestros clientes. Utilizamos tecnología machine learning y deep learning para hacerlo, donde adelantamos las ventas que van a producirse en gran consumo”. Finalmente, explica que -gracias a ese informe de ventas- “en octubre ya sabemos todas las ventas que se van a producir en España en Navidades. Tenemos un porcentaje de acierto por encima del 90 por ciento”, concluye.

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