Martes, 31 marzo 2020

Dirección de Proyectos: cómo debe ser la gestión de compras “en tiempos de guerra”

La actual pandemia COVID-19 nos está adentrando en una “economía de guerra” en la que las técnicas, herramientas y tácticas a aplicar en la Gestión de Compras son absolutamente diferentes. En este contexto debemos hacernos las siguientes preguntas:

a)–¿Cuál es el principal objetivo de las compras?
b)–¿Plazos de entrega?
c)–¿El mercado es de oferta o de demanda?
d)–¿Existen uno o varios proveedores?
e)–¿Los proveedores son nacionales o internacionales?
f)–¿Hay restricciones a la exportación?
g)–Además de producto, ¿hay otras limitaciones?

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h)–¿Me intervendrá mi Gobierno mi compra?
i)–¿Compra centralizada o distribuida?
j)–¿Los procedimientos habituales de mi organización son válidos?
k)–¿Las normas y procedimientos de comercio siguen siendo válidas?
l)–¿Tenemos personal preparado para esta situación?
m)–¿Tenemos tecnología útil para esta situación?
n)–¿Disponemos de fondos para pagos anticipados?
ñ)–¿Riesgos?

Los principales aspectos a tener en cuenta

En la tabla siguiente hacemos un resumen de aspectos a tener en cuenta:

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Conclusiones

En una “economía de guerra”, la Gestión de Compras debe responder a:

–1) El único objetivo es la garantía de suministro, ágil, rápida y de productos fiables. La rapidez en la compra es clave.

Se precisa disponer de fondos para pagos anticipados. El mercado es de demanda.

–2) Se precisa disponer de fondos para pagos anticipados. El mercado es de demanda. La competencia es mundial y feroz, el primero que paga es el primero que recibe, y los siguientes se puedan quedar sin productos.

–3) Los Gobiernos deberían comprar centralizadamente, pero descentralizando por categorías (Ejemplo: España compra material sanitario conforme a un criterio único, pero Andalucía compra mascarillas y Madrid respiradores para todos los españoles). De esta forma se evita bloquear a un Ministerio de Sanidad.

–4) Los procedimientos de compra de la Administración son inválidos. Los funcionarios solo están acostumbrados a que los proveedores les ofrezcan sus productos, y a partir de estas ofertas, elaboran los concursos públicos.

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–5) La Administración Pública no cuenta, en general, ni con procedimientos ni con profesionales expertos en compras internacionales. No conoce proveedores ni sus métodos de venta.

–6) Los procedimientos de la Administración son obsoletos, burocráticos y no ágiles para la situación.

Los departamentos de Compras de las empresas no disponen ni de metodología ni de sistemas de información que les permitan hacer una compra adecuada a la situación.

–7) Los departamentos de Compras de las empresas, aun contando con personal mejor preparado y con experiencia que el de la Administración, no disponen ni de metodología ni de sistemas de información que les permitan hacer una compra adecuada a la situación.

–8) Es crítico vigilar el “intrusismo” de agentes oportunistas.

–9) Se debe y se puede hacer una homologación rápida de productos y proveedores, para evitar comprar a empresas ilegales y/o productos inservibles.

Los anteriores conceptos respecto a la Gestión de Compras son permanentemente abordados en el Máster en Project Management (PMP) online de UNIR. Sus estudiantes aprenden los procedimientos, técnicas y herramientas necesarias para trabajar en un entorno concreto de gestión de proyectos. En momentos como los actuales, esos conocimientos resultan vitales a la hora de interpretar la situación y actuar en consecuencia.

 

Este artículo fue elaborado en coautoría con José Antonio Puentes Muñoz y Pedro Pérez.