El uso de herramientas tecnológicas facilita la gestión de las funciones del área de Recursos Humanos, optimizando las tareas y favoreciendo las decisiones basadas en datos.
Los recursos humanos son un factor fundamental para las empresas. El departamento que los gestiona, Recursos Humanos (RR. HH.), asume una multiplicidad de tareas. Suya es la tarea de seleccionar y contratar al personal, de formarlo y promocionarlo, de resolver posibles conflictos laborales o de encargarse de trámites administrativos como nóminas, bajas o permisos. A este respecto, las herramientas de gestión de recursos humanos permiten optimizar los procesos que se llevan a cabo en este departamento.
Las herramientas de gestión de recursos humanos son soluciones tecnológicas, mayoritariamente del tipo Saas (software as a service), que facilitan la automatización de los procesos de RR. HH. Su implementación es ya una prioridad en muchos departamentos de Recursos Humanos y así lo señala el estudio de KPMG “The future of HR 2022”, que recoge que el 39 % de los directores de RR. HH. consideran como una de las cuestiones más relevantes la automatización de la prestación de los servicios de recursos humanos.
Tipos de herramientas de gestión de recursos humanos
El desarrollo de softwares de gestión de recursos humanos ha hecho que las empresas puedan contar con herramientas específicas para prácticamente cualquier función relacionada con el capital humano. Así, podemos clasificar estas herramientas de gestión de recursos humanos según a qué objetivo están destinadas:
Selección de personal
Las herramientas tecnológicas permiten gestionar todo el proceso de selección y contratación, unificando en un único entorno la preparación de las ofertas, la recepción de los currículums, la creación de una base de datos de candidatos, la realización de entrevista de trabajo y otras pruebas y su seguimiento, hasta la decisión de a quién contratar.
- Factorial HR es uno de los softwares de reclutamiento más utilizados. Dispone de un portal del candidato, permite crear vacantes y formularios, así como evaluar candidaturas. Además, cumple con los requisitos de protección de datos y tiene soporte en castellano.
- También destaca en esta categoría de herramientas Bizneo HR Suite. El software de esta compañía ofrece la opción de publicar las ofertas de empleo en más de 200 portales y redes sociales, cribar currículums y gestionar las entrevistas de trabajo.
Onboarding
La incorporación de nuevo personal en la empresa es más eficiente si se acompaña de un proceso de onboarding, que puede gestionarse a través de una solución tecnológica. Una plataforma a través de la cual el nuevo empleado acceda a la información básica para el aterrizaje en la compañía, reciba formación para adaptarse a su nuevo puesto de trabajo y desde la que se pueda tramitar la documentación relativa a su contrato.
- Personio es una de las opciones de herramientas de gestión de RR. HH. específicas para la fase de onboarding, recopilando en un único portal todos los procesos, personas de contacto e información que necesitan los nuevos empleados.
- Sesame HR es otro de los mejores softwares de onboarding digital, pues permite crear un listado de tareas para el plan de acogida de un nuevo trabajador, optimizar los procesos de incorporación de personal y archivar los procesos ya completados.
Administración de personas
El departamento de RR. HH. tiene una carga importante de trabajo administrativo. Control horario, gestión de nóminas, pago de seguros sociales, tramitación de bajas laborales, permisos y vacaciones, nuevas contrataciones y despidos… todo ello puede estar unificado en un software específico.
- En esta área, SAGE HR es uno de los programas más completos. Dispone de un módulo principal con la base de datos de la plantilla de la empresa, firma electrónica de documentos, calendario de horarios y vacaciones, etc. y otros cinco módulos adicionales específicos para el control horario, los turnos, el desempeño, la selección y los gastos.
- Una alternativa sencilla para pymes es TramitApp Software, ya que incluye funciones básicas de gestión de personal como el control de horarios, turnos, vacaciones o documentación.
Formación
Las empresas pueden desarrollar los planes de formación de la organización utilizando plataformas de e-learning, que facilitan la impartición (y posterior evaluación) de cursos específicos y especializados desde un entorno virtual fácilmente accesible para el empleado.
- Training Management Software de Talentia está considerado uno de los mejores softwares de formación. Se define como una solución sencilla, visual y eficaz, que permite diseñar catálogos de formación para una variedad de actividades y gestionar tanto cursos online como presenciales.
Evaluación del desempeño
Entre las herramientas de gestión de recursos humanos cobran fuerza los softwares que permiten medir el desempeño de los empleados. Para cada puesto se establecen unas competencias y requisitos que pueden ser valorados desde la dirección del departamento y, en función de los resultados, se toman decisiones como el pago de complementos de productividad, la identificación de necesidades formativas o de motivación en la plantilla o, incluso, proponer despidos.
- Cezanne HR es una herramienta de gestión de recursos humanos dotada con un módulo de Desempeño, a través del cual la empresa puede simplificar las revisiones de desempeño de su personal. Su creador de formularios facilita la configuración personalizada de objetivos, planes de acción o evaluadores y adaptados al ciclo de revisión que prefiera la compañía.
Redes sociales internas
Son softwares diseñados para facilitar la comunicación interna, en todos los niveles (tanto de directivos a subordinados y viceversa, como entre departamentos). Estas herramientas fomentan la colaboración entre empleados, ayudan a difundir la cultura y valores de la empresa y contribuyen al incremento de la productividad.
- Summar es un software de recursos humanos que integra entre sus funcionalidades un portal de empleados, a través del cual tanto estos como los directivos pueden consultar información propia, de subordinados y corporativa y colaborar entre sí.
- Yammer al venir en el paquete de Microsoft 365 es una red social muy usada en las compañías.
Ventajas de las herramientas de gestión de RR. HH.
La implantación de alguna o varias de las herramientas de gestión de recursos humanos anteriormente citadas va a suponer para la empresa una serie de ventajas:
- Reducción de costes: la inversión inicial en estos softwares se amortiza rápidamente gracias a la optimización de procesos.
- Ahorros de tiempo: una vez que los encargados del uso de estas herramientas aprendan su manejo, la automatización que aportan reduce los tiempos empleados en estas tareas de recursos humanos.
- Mejora la comunicación: el hecho de utilizar herramientas de gestión en la nube facilita el acceso a la información en tiempo real por parte de todo el equipo, agilizando los procesos y las decisiones.
- Mejores decisiones: estas herramientas digitales aportan datos que, recopilados y bien analizados, ayudan a tomar las mejores decisiones y, por consiguiente, conseguir una empresa más eficaz y competitiva. Programas formativos como el Curso de HR Analytics online de UNIR, permiten profundizar y sacar provecho de ello.
