Jueves, 12 julio 2018

Por qué es bueno cambiar de mesa a los empleados para que sean más innovadores


Dirigir Hoy


Los departamentos de Recursos Humanos lo conocen como reorganización de los espacios de trabajo, pero los empleados lo llaman cambio de sitio. No les suele gustar, se muestran molestos al alejarse de sus compañeros habituales y se sienten fuera de su zona de confort. Los técnicos interrumpen su jornada de trabajo, les hacen guardan cosas en cajas y entre ellos se preguntan, ¿por qué y para qué?

Estas mudanzas cada pequeños períodos de tiempo tienen sentido en algunos casos, pero no en todos. Diferentes investigaciones han demostrado que pueden llegar a fomentar la colaboración y la innovación entre los ‘nuevos’ compañeros, pero aún no se ha podido demostrar que los cambios generen un rendimiento económico en empresas más tradicionales.

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Antes de decidir reorganizar la oficina, los responsables deben estudiar si tendrá un efecto positivo. Para ello, deben tener en cuenta a qué se dedica la empresa y cuáles son sus objetivos a corto y medio plazo.

¿Qué es lo más importante para tomar la decisión?

El peso de la innovación en el desarrollo del negocio. Por lo tanto:

1 – Es positivo promover el cambio de mesas si “su organización compite en el intercambio de conocimiento e innovación”. Por ejemplo, en empresas tecnológicas, de videojuegos, de  impresión en 3D, inteligencia artificial…

2 – No es necesaria la reorganización “si desea mantener la productividad” en trabajos de oficina más rutinarios como los empleados de banca, los que hacen pólizas en una aseguradora o se dedican a labores de documentación. En estos casos, los “movimientos en áreas abiertas pueden reducir la motivación y la satisfacción de los empleados”.

¿Por qué un cambio de sitio fomenta la innovación?

Está demostrado que “una vez se ha aprendido lo suficiente sobre una determinada materia, la exposición a nuevos compañeros te hace más creativo”, afirma el Sinkee Lee, profesor de la Universidad Carnegie Mellon (EEUU), quien fue uno de los primeros que implementó la reorganización de mesas en su empresa. “La proximidad física promueve la confianza, el intercambio de conocimientos valioso y quienes acaban de conocerse “combinarán conocimientos para innovar”.

Ya existen sistemas de rotación mucho más avanzados, como el que utiliza Valve, una compañía que se dedica al desarrollo de videojuegos. Colocó ruedas en las mesas de sus empleados para que se puedan trasladar de una ubicación a otra de la oficina cuando una determinada tarea o proyecto así se lo exija.

Valve

Lee realizó un estudio durante 200 días (120 antes de los cambios de mesas y 80 después) y los empleados que cambiaron de ubicación mejoraron sus resultados un 25% de media. La reorganización mejoró el rendimiento más que otro cambio que había realizado anteriormente, como fue convertir los incentivos extras en salario fijo.

En este mismo sentido, Kuo Cheng Liao afirma en Harvard Business Review, que “cuando las personas pueden circular con mayor libertad y se encuentran al azar con diferentes grupos de compañeros, son más comunicativas, colaborativas  y creativas”. Este es el motivo por el que los últimos tiempos es habitual que las empresas hayan ubicado a sus empleados en grandes espacios comunes de trabajo que favorecen las “interacciones no planificadas” entre los empleados.

El tiempo estimado para la rotación de sitios, dependiendo del departamento y la ubicación en la oficina, ronda los tres meses. El motivo, según los expertos, es que cuando una persona se sienta cerca de otra “absorbe una cantidad de conocimiento” pero esto tiene un límite que se agota a los 100 días.