Irene Martín García
El auge del desarrollo de los procesos en un entorno digital hace más necesaria la adopción de una serie de metodologías que suponen una revolución en la gestión empresarial actual. Son las llamadas metodologías ágiles.
En un entorno cada vez más digital, las metodologías ágiles están siendo clave en una gran variedad de compañías y proyectos. Teniendo en cuenta esta multiplicidad de situaciones, conviene no perder el foco sobre cuál es el objetivo que se persigue: garantizar agilidad para la compañía y lograr los beneficios que se relacionan con Agile.
En Opinno, empresa con amplia experiencia en la implementación de este tipo de metodologías, somos expertos en llevar a cabo estos procesos en empresas e instituciones. Por ello, colaboramos con el Máster en Metodologías Ágiles de UNIR. Veamos la importancia de su uso y cuáles son las más usadas.
¿Cuál es el objetivo de las metodologías ágiles?
Poner el foco en las personas frente a los procesos, fomentar la responsabilidad y autonomía de los equipos y minimizar el riesgo de los proyectos son algunas de las claves. Estamos hablando de facilitar la toma de decisiones evitando las jerarquías y mejorar la experiencia del cliente mediante feedback rápido y preciso.
La implantación Agile debe proporcionar una estructura flexible que permita acortar el time-to-market, entregando productos y servicios en plazos muy breves, e incrementando el valor añadido y la predictibilidad de los resultados. Con base en nuestra experiencia, más que de empresas, conviene hablar de tipologías de trabajo o departamentos. Incluso dentro de un mismo departamento pueden tener lugar dos tipos de actividad diferentes.
Por una parte, está el business as usual (BAU) o trabajo diario como atender correos, realizar procesos recurrentes de recursos humanos, o pagar facturas y resolver contratos en áreas de contabilidad o legal. Firmar contratos, por ejemplo, es una situación en la cual no va a ser tan necesaria la innovación o la gestión de la incertidumbre, como la rapidez y eficiencia del proceso.
En otras ocasiones, el mismo departamento se plantea lanzar un nuevo proyecto o solución como una nueva intranet para empleados o un nuevo modelo de presupuestación. En ambos casos, el componente de incertidumbre e innovación es mucho más elevado que en el trabajo diario. Por ello, la mayoría de las compañías deben convivir con ambos enfoques. Esta diferenciación es clave a la hora de saber aplicar las 4 metodologías ágiles más habituales en nuestro trabajo con diferentes clientes y proyectos.
Metodologías ágiles más comunes
Estas son las metodologías que tienen una mejor implementación dentro de los procesos evolutivos de las compañías:
Design Thinking
Es una metodología de ideación y descubrimiento clave para ambas situaciones, en la medida en que siempre se trata de conocer al usuario como primer paso. Cuenta con herramientas que permiten entender sus motivaciones y visualizar cuáles son las necesidades a resolver, mediante técnicas de ideación y creatividad.
Es un proceso iterativo que se basa en el diseño centrado en el cliente, en comprender y crear empatía con el usuario final. Una forma de pensar y trabajar que permite alinear las soluciones que los clientes necesitan con la viabilidad tecnológica necesaria.
Lean Startup
Es un marco de trabajo basado en el método científico que permite validar mediante prototipos o MVPs (Productos Mínimos Viables) aquellas ideas que podamos tener acerca de nuestra solución, planteándolas como hipótesis. Mediante una serie de métricas se decide si la hipótesis es válida o no, y se reinicia el proceso. Con esta forma de trabajar, pretendemos obtener la máxima información que podamos sobre nuestro cliente, pero empleando el mínimo esfuerzo posible en el proceso y así evitar lanzar productos o servicios de los que no estemos seguros o que no resuelvan una necesidad real.
Un error habitual en algunas compañías consiste en comenzar a diseñar o producir antes de validar claramente la propuesta de valor que inspire todo el proceso. No se trata de montar un equipo asignándole roles y empezar a trabajar sin tener claro lo que se quiere desarrollar. En este sentido, el valor de Lean Startup es la introducción de hipótesis científicas que se validan mediante prototipos antes de realizar ningún lanzamiento.
Scrum
Hay otros proyectos donde existe incertidumbre o la solución a desarrollar va a seguir evolucionando. Es el caso de los productos digitales en los que tenemos claro la dirección, pero no tanto el alcance. Se trata de situaciones en las que es recomendable la aplicación de este tipo de metodología.
Basada en sprints o mini proyectos de no más de un mes de duración, Scrum va incorporando los nuevos hallazgos a la solución, aportando valor al final de cada periodo de manera incremental. Es una forma de trabajo iterativa que se contrapone al tradicional waterfall o sistema de trabajo en cascada.
Kanban
Esta metodología cobra su sentido cuando hay un flujo de trabajo continuo y no se pueden planificar las cosas mediante sprints, como en el caso de un call center o una fábrica. Nacida para aplicarse a los procesos de fabricación, es muy válida a la hora de detectar ineficiencias, mejorarlas y reducir el tiempo de resolución.
Kanban mejora notablemente la visibilidad del trabajo, y permite conocer mejor la duración de los procesos e identificar cuellos de botella. Al tratarse de una técnica visual es fácil implantarla en los equipos, permite una mejora continua, y una gran flexibilidad a la hora de seleccionar tareas prioritarias.
Como nota final, es importante la siguiente reflexión. La implantación Agile es, sobre todo, un mindset o mentalidad, una disciplina más pragmática que teórica que se basa en la habilidad para adelantarse y responder a los cambios, y generar beneficios transformando las formas tradicionales de trabajo. Sin este enfoque inicial es fácil perderse en tecnicismos o caer en situaciones miméticas con respecto a competidores. Para evitar esto, la clave, como casi siempre, es el sentido común.
