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La memoria anual es un documento de presentación obligatoria para las empresas que completa y analiza la información contenida en los otros documentos que integran sus cuentas anuales.
La memoria anual es el documento que informa de la evolución de la empresa durante un ejercicio, ampliando y comentando la información recogida en el resto de documentos que forman las cuentas anuales (balance de situación, cuenta de pérdidas y ganancias, estado de cambios en el patrimonio neto y estado de flujos de efectivo).
La memoria y los otros documentos de las cuentas anuales deben mostrar la imagen fiel del patrimonio, la situación financiera y los resultados de la empresa en el ejercicio en cuestión.
Como todos los documentos que integran las cuentas anuales, la memoria anual debe elaborarse con una periodicidad de 12 meses (salvo en los casos de constitución, modificación de la fecha de cierre del ejercicio o disolución de la sociedad), por el empresario o administrador de la empresa, que tendrá que depositarla en el Registro Mercantil en el plazo de tres meses desde el cierre del ejercicio.
La memoria debe redactarse con claridad, indicando la empresa a la que corresponde y el ejercicio al que se refiere, y siguiendo la estructura y contenido que marca como obligatorios el Plan General de Contabilidad.
La información incluida en la memoria anual de una empresa debe ser relevante y fiable, de manera que sea útil para la toma de decisiones, tanto de los directivos de la propia compañía, como de terceros (accionistas, competidores, partners, proveedores, clientes, analistas, administraciones, entidades de crédito, etc.).
Hay que recordar que el Registro Mercantil es público, por lo que la memoria y resto de las cuentas anuales de una sociedad pueden ser consultadas por cualquier interesado (previo pago de una tasa).
¿Qué debe contener la memoria anual?
El Plan General de Contabilidad detalla la estructura y los apartados (un total de 25) que debe contener la memoria anual:
Actividad de la empresa
Se expresará el objeto social de la empresa y la actividad o actividades a que se dedique.
Bases de presentación de las cuentas anuales
Se hará una declaración explícita de que las cuentas anuales reflejan la imagen fiel del patrimonio, la situación financiera y los resultados de la empresa, y de la veracidad de los flujos incorporados en el estado de flujos de efectivo. También se indicarán qué principios contables no obligatorios han sido aplicados; se informará sobre los supuestos clave acerca del futuro; y se reseñará si ha habido cambios en los criterios contables o se han realizado ajustes por corrección de errores.
Aplicación de resultados
Se expondrá cuál es la propuesta de destino de los resultados del ejercicio (si el beneficio se va a repartir en forma de dividendos o qué parte se destina a reservas, por ejemplo).
Normas de registro y valoración
Se indicarán los criterios contables aplicados en relación con las diferentes partidas.
Inmovilizado material
Se analizará el movimiento durante el ejercicio de cada partida del balance incluida en este epígrafe
Inversiones inmobiliarias
Se describirán los inmuebles clasificados como inversiones inmobiliarias.
Inmovilizado intangible
Se reseñará el movimiento durante el ejercicio de cada partida del balance incluida en este apartado.
Arrendamientos y otras operaciones de naturaleza similar
Se presentará la información sobre las operaciones de arrendamiento.
Instrumentos financieros
Se trasladará aquella información que permita evaluar la relevancia de los instrumentos financieros en la situación financiera y los resultados de la empresa, y la naturaleza y alcance de los riesgos procedentes de los instrumentos financieros a los que la entidad se haya expuesto durante el
Existencias
Se informará sobre las circunstancias que han motivado las correcciones valorativas por deterioro de las existencias, entre otras cuestiones.
Moneda extranjera
Se anotará el importe global de los elementos de activo y pasivo denominados en moneda extranjera.
Situación fiscal
Se explicará la diferencia que exista entre el importe neto de los ingresos y gastos del ejercicio y la base imponible (resultado fiscal)
Ingresos y Gastos
Se ofrecerá información suficiente que permita a los usuarios de las cuentas anuales comprender la naturaleza, importe, calendario e incertidumbre de los ingresos de actividades ordinarias y flujos de efectivo que surgen de contratos con clientes.
Provisiones y contingencias
Información sobre medio ambiente
Retribuciones a largo plazo al personal
Se describirá qué tipo de plan de retribuciones a largo plazo se aplica.
Transacciones con pagos basados en instrumentos de patrimonio
Se describirán con indicación del beneficiario
Subvenciones, donaciones y legados
Se informará del importe y características de las subvenciones, donaciones y legados recibidos que aparecen en el balance, así como los imputados en la cuenta de pérdidas y ganancias.
Combinaciones de negocios
Si se han adquirido otras empresas en el ejercicio, se indicará su nombre, fecha y forma jurídica empleada.
Negocios conjuntos
Activos no corrientes mantenidos para la venta y operaciones interrumpidas
Hechos posteriores al cierre
Operaciones con partes vinculadas
Como otras empresas del grupo, empresas asociadas, etc.
Otra información
Como el número medio de trabajadores en el ejercicio, etc.
Información segmentada
Se distribuirá el importe neto de la cifra de negocios por categorías de actividades, mercados geográficos, etc.
Esta estructura indica cuál es la información mínima a cumplimentar en la memoria anual, pero en casos en que la información que se solicita no sea significativa no será necesario cubrir los apartados correspondientes. Sin embargo, a la memoria debe añadirse cualquier otra información relevante, o exigida por otra normativa, que sea necesaria para permitir el conocimiento de la situación y actividad de la empresa en el ejercicio. En concreto, se incluirán datos cualitativos correspondientes al ejercicio anterior cuando sean significativos.
Podrán presentar la memoria en un formato abreviado las empresas que cumplan dos de las tres siguientes condiciones:
- El total de activos no supere los cuatro millones de euros.
- No facturen más de ocho millones de euros al año.
- No superen los 50 trabajadores.
Formular la memoria anual —y el resto de estados contables— es tarea del departamento contable o financiero de la empresa, un área para el que capacita el Máster en Control de Gestión online de UNIR, que forma profesionales capaces de formular, sintetizar y analizar la información económica y financiera mediante los sistemas de información contable.
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