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El proceso de offboarding incluye todas las acciones que se deben realizar durante la desvinculación laboral de un trabajador, ya sea porque este renuncie, se jubile o sea despedido.
Las entradas y salidas del personal de una empresa es una cuestión clave que va más allá de la gestión interna de la plantilla. También repercute en la imagen corporativa, la relación con los clientes o la retención de talento. Además, gestionar de forma adecuada el offboarding evita problemas operativos.
Al cursar el Máster en Recursos Humanos online o el MBA en Recursos Humanos online de UNIR se adquieren los conocimientos necesarios para manejar este proceso de la forma más apropiada.
¿Qué es el offboarding?
El significado de offboarding es el proceso de desvinculación laboral de un empleado. Este puede suceder, por ejemplo, por la renuncia por parte del trabajador, por jubilación o por un despido por incumplimiento.
Para que la compañía pueda ser vista como una organización empática y marca empleadora positiva es importante lograr que el fin de la relación laboral no sea algo traumático para los empleados y que estos entiendan que su trabajo es valorado y han dejado una huella positiva dentro la empresa.
Es crucial diferenciar entre onboarding y offboarding. Así, mientras el offboarding se produce cuando un empleado abandona la compañía, el onboarding se da en el momento en el que un trabajador se incorpora a una empresa.
Ventajas de un buen offboarding
Muchos departamentos de recursos humanos todavía no entienden la importancia de realizar un offboarding adecuado dentro de una organización. Algunos de los beneficios que trae consigo son:
- Favorece el proceso de transición. Un empleado saliente que se siente valorado puede facilitar a la empresa la información necesaria para que su sustituto realice adecuadamente su trabajo.
- Mejora la imagen de la compañía como empleadora. La importancia de la retención del talento y la reducción de la rotación de personal en la empresa es evidente. En este sentido, para atraer a empleados altamente capacitados, es esencial que los trabajadores que han formado parte de la organización en el pasado comuniquen la satisfacción de haber colaborado con la organización.
- Crea un buen clima laboral. Si un exempleado no se siente bien tratado puede generar tensiones dentro de la organización y afectar al clima laboral de forma negativa.
- Evita problemas operativos. Un plan de offboarding adecuado debe prever quién y cómo se cumplirán con las tareas que realizaba el empleado dentro de la compañía.
- Mejora la gestión legal. Al reunir y asegurarse de que se firman todos los documentos necesarios para dar de baja a un trabajador, se evitarán denuncias por despidos improcedentes o el pago erróneo de nóminas.
¿Cómo hacer el offboarding? Ejemplos de buenas prácticas
A la hora de llevar a cabo un proceso de offboarding es importante:
- Tener preparadas cartas de renuncia para que puedan ser usadas por los empleados. Se suelen tener modelos ya redactados para facilitar el proceso a quien quiera abandonar la compañía, ya que tan solo tendrían que firmarlas.
- Tomar en consideración la razón de la partida. Si un empleado es despedido, es fundamental que se entregue la documentación correctamente y se registre todo lo sucedido para mitigar el riesgo de denuncias. En este sentido, se puede realizar una entrevista de salida, pues si el empleado se siente escuchado seguramente su respuesta será más satisfactoria.
- Analizar el puesto del trabajador. Los trabajadores que tienen cargos de mayor jerarquía necesitarán un proceso de offboarding más extenso para que sus funciones no sean descuidadas con su partida.
- Reunir todos los documentos e información necesaria para preparar la partida. Con la firma del papeleo pertinente, se evitarán problemas legales.
- Realizar las tareas de contabilidad pertinentes, como programar el último pago del salario, calcular las compensaciones que correspondan o contabilizar las vacaciones que le quedaban por disfrutar.
- Planear el proceso de transición. Hay que asegurar que no quedan proyectos pendientes y el trabajador que se marcha entrega toda la información necesaria. Además, se debe programar quién formará al nuevo trabajador, cuánto durará este proceso y qué conocimientos precisará.
- Informar a los clientes. En el caso de que el empleado haya establecido una relación duradera con la clientela, se les debe informar de que habrá un cambio en la plantilla laboral.
- Recuperar la propiedad de la organización. Se deben establecer sistemas para recuperar el equipo y material que pertenece a la empresa, como ordenadores, vehículos, equipos electrónicos de medición, etc.
- Anular permisos y cuentas. Por razones de seguridad, es esencial eliminar los permisos de acceso y las cuentas de la empresa para que el empleado saliente no tenga acceso a ellas.
- Mantener una relación positiva con los extrabajadores. De esta forma, la puerta se mantendrá abierta ante un posible regreso.
Con todo, al realizar un buen offboarding se evitan problemas, por lo que es esencial tomar en consideración cada aspecto en el que afectará la salida de un trabajador de una empresa.
