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La digitalización de procesos y su importancia

Transformar los procesos empresariales a través de la tecnología mejora la eficiencia, la productividad y la capacidad de adaptación de las organizaciones, haciéndolas más ágiles e innovadoras.

Técnicos mirando una tablet con brazos de robot en una sala
La digitalización es esencial para que una empresa se mantenga competitiva.

Los avances tecnológicos han cambiado la forma en que empresas y empleados desarrollan su actividad; y lo seguirán haciendo en los próximos años. La digitalización de los procesos implica la transformación de las actividades tradicionales de una empresa en flujos de trabajo digitales y automatizados.

Las nuevas tecnologías permiten capturar, almacenar y procesar datos e información de una manera más eficiente. Pero digitalizar procesos no implica solo convertir algo que antes se hacía de manera manual o con documentos en papel en un flujo automatizado o en un archivo digital, sino que aporta mucho más. La tecnología digital es capaz de mejorar los procesos empresariales, optimizando recursos y, consecuentemente, incrementando la competitividad y rentabilidad de las empresas.

Para aquellos profesionales que quieran liderar la transformación digital en sus organizaciones es recomendable una formación como la que ofrece el Máster en Transformación Digital de UNIR, con todo lo que se necesita para saber afrontar los cambios que implica la evolución tecnológica en el seno de las compañías.

Este curso de posgrado proporciona, por una parte, una visión estratégica sobre cómo la transformación digital contribuye a acelerar el plan de negocio de una organización, y por otra, permite profundizar en estrategias, metodologías, habilidades y herramientas digitales y ponerlas en práctica.

Beneficios de la digitalización de procesos para las organizaciones

Algunas de las razones por las que es importante la digitalización de procesos son:

Mayor eficiencia operativa

La digitalización de procesos permite automatizar tareas repetitivas y manuales y eliminar papeleo, lo que redunda en un ahorro de tiempo, una reducción de errores y una optimización de las operaciones.

Reducción de costes

Almacenar y administrar documentos digitalmente es más económico una vez amortizada la inversión tecnológica necesaria. Se evitan costes asociados con manejo, almacenamiento e impresión de documentos.

Automatizar procesos también puede implicar la eliminación de puestos de trabajo de bajo valor añadido, lo que supone reducir costes laborales.

Mejora de la comunicación y colaboración entre áreas de la empresa

El correo electrónico, las videoconferencias, los softwares de gestión de proyectos o las herramientas de colaboración online facilitan el trabajo en equipo, sin importar desde dónde se conectan los empleados.

Automatización de procesos de negocio y concepto de estrategia

Mejor experiencia del cliente

La digitalización de los procesos contribuye a mejorar la experiencia y la satisfacción del cliente, por ejemplo, ofreciéndoles la posibilidad de realizar un proceso de contratación de un servicio de una manera totalmente digital e independiente, o atendiendo posteriormente sus consultas mediante un chatbot.

Esa misma digitalización también contribuye a tener un mayor conocimiento de las necesidades y preferencias de los consumidores (gracias al Big Data), lo que ayuda a que las empresas puedan personalizar productos y servicios.

Estar más preparados para los cambios

La digitalización es esencial para que una empresa se mantenga competitiva y sea capaz de adaptarse rápidamente a los cambios del mercado o en las demandas de sus clientes. De no hacerlo, pueden quedarse rezagadas frente a sus competidoras.

De hecho, y según el informe The future of jobs de 2023 del Fondo Monetario Internacional, la adopción de tecnología seguirá siendo un motor clave de la transformación empresarial en los próximos cinco años.

El estudio señala que más del 85 % de las organizaciones encuestadas identifican una mayor adopción de nuevas tecnologías y la ampliación del acceso digital como las tendencias que tienen una mayor probabilidad de impulsar la transformación en su organización. Dentro de estas tecnologías, la Inteligencia Artificial, el Big Data o la computación en la nube son las que despiertan un mayor interés en las empresas.

Ejemplos de aplicación de digitalización de procesos

¿De qué manera pueden las empresas introducir la digitalización de procesos en sus actividades? Los avances tecnológicos son muchos y, por tanto, también son muchas las opciones:

  • Una empresa de servicios, por ejemplo, puede implementar un software de gestión documental para facilitar un almacenamiento seguro de la documentación y un acceso rápido a ella desde cualquier punto.
  • Una compañía industrial, por su parte, puede automatizar su cadena de producción recurriendo a robots y al Internet de las Cosas, incrementando la eficiencia de sus tareas de fabricación.

Cualquiera de ellas puede recurrir al monitoreo y análisis en tiempo real de sus procesos a través de técnicas de analítica avanzada, para identificar patrones o errores y para tomar decisiones.

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