Ranking de las mejores herramientas de gestión de proyectos

Carlos Sánchez

Las herramientas de gestión de proyectos facilitan el día a día de los equipos de trabajo. Carlos Sánchez, Innovation Knowledge Manager en Mapfre, ha seleccionado las 10 mejores.

“Visualizar lo conecta todo” era el mantra con el que terminaba el post sobre las tendencias disruptivas en la dirección de proyectos. A raíz de aquel final, surgió la idea de afrontar cuáles son las mejores herramientas de gestión de proyectos. Hablaremos a continuación de herramientas que nos facilitan visualizar, planificar, compartir e impulsar dicha gestión en un entorno cambiante y por tanto cada vez más complejo. 

Estos son los dos criterios sobre los cuales me baso para establecer este ranking:  

• Mi experiencia personal en la gestión de proyectos de innovación abierta en entornos corporativos. 
• La identificación de las más utilizadas por las startups con las que he trabajado o mentorizado en distintas geografías.  

Por tanto el criterio predominante será el de utilidad y de forma implícita el de la eficiencia en costes. Ambos factores son clave en el día a día del emprendimiento y la innovación. 

El contexto, que me suelo encontrar, está formado por equipos diversos, deslocalizados geográficamente con necesidades de contacto constante, transparencia total en la gestión de la información, entregas continuas y colaboración flexible. 

El ranking resultante de las mejores herramientas de gestión de proyectos es:  

1. Trello 
2. Slack 
3. Google Drive 
4. Zoom 
5. Basecamp 
6. Monday 
7. GitHub 
8. Jira 
9. Meetup 
10. Teams 

1. TRELLO 

Trello está entre mis herramientas de gestión de proyectos favoritas. Representa un centro de gravedad para los evangelistas de las metodologías ágiles y los modelos colaborativos. Es tremendamente intuitivo y fácil de manejar en web o móvil. Me encanta su propósito general, pues sirve para planificar desde el guión de una película, un proyecto de “inbound marketing” o la fase de descubrimiento de datos en una prueba de concepto de inteligencia artificial. 

Además, su versión gratuita suele encajar en la mayoría de las necesidades. 

Una de las críticas que se le hacen es que sirve sólo para “work in progress” y no para calendarios (planificación temporal), pero esto último no es su finalidad, al ser una herramienta bajo la filosofía ágil y Kanban. 

Una alternativa es PAYMO.  

2. SLACK  

Acaba de salir a bolsa llevado en volandas por su éxito como la herramienta más adoptada por equipos para la gestión de proyectos. O quizás debería decir para la “comunicación y mensajería” de proyectos. 

Slack destaca por su facilidad para crear canales, su versatilidad para compartir documentos, la potencia de su aplicación móvil y su chat, la posibilidad de trabajar con personas de otras organizaciones, etc . Como en el caso de Trello, dispones de un montón de aplicaciones de terceros que añaden funcionalidades. Las temáticas de casos de uso donde podemos aplicarlo son infinitas. 

Su sistema de soporte y ayuda (se puede ver AQUÍ) es considerado excelente y ejemplo en las escuelas de negocio. 

3. GOOGLE DRIVE 

Con 15 GBytes gratuitos por cuenta, Google Drive es el repositorio de archivos de referencia en el mundo del emprendimiento y la innovación (sin desmerecer a Box o Dropbox). Se trata de una evolución de Google Docs. Incorpora una serie de documentos de todo tipo (presentaciones, hojas de cálculo, …) para colaborar fácilmente de forma simultanea. Actualmente está integrado con Slack, y ha añadido funciones inteligentes que sugieren acciones, formatos, etc. Realmente impresionante. 

4. ZOOM.US 

No seré yo quien critique a Skype, pero a veces resulta frustrante descargarte la aplicación, o sortear los problemas al invitar a personas de fuera de tu organización. La estrella emergente es ZOOM.US, que dispone de vídeo HD, posibilidad de compartir pantalla, chat, grabación… No hay que registrarse ni bajarte nada para comenzar a disfrutarlo: un link por WhatsApp y listo. Además, el paquete gratuito responde a muchas de las necesidades que habitualmente necesitaremos. 

Una alternativa igualmente relevante es Appear.in o Google Meet 

5. BASECAMP 

Si no mencionara Basecamp en este ranking de herramientas de gestión de proyectos, muchos usuarios se sentirían decepcionados. Como en el caso de Slack, destaca el potencial de su mensajería y su vocación de que todo pueda ocurrir en un mismo sitio. En general, podríamos decir que va un poco más allá en el soporte de la gestión de proyectos. Dispone de lista de To-Do y calendario, algo que no encontrarás en Trello o Slack (sí en forma de integraciones, como con ASANA). 

6. MONDAY 

En mi reciente viaje por Silicon Valley, cuando tome el Caltrain para bajar a Santa Clara desde San Francisco, me llamo la atención encontrarme a más de un viajero utilizando Monday. Está llamada a ser la herramienta de gestión de equipos más completa. Todo está organizado en tableros que pueden diseñarse desde cero o usando sus plantillas, con opción de visualización de los tableros como Kanban, GANTT… Su personalización es extrema, y dispone de un cuadro de mando por proyecto para ver el progreso del equipo. ¿Su inconveniente? Es que es de pago en todos los escenarios… 

7. GITHUB 

No sería justo no mencionar en este ranking a las herramientas propias del mundo del software. Una de las estrellas es  GitHub, la plataforma de desarrollo colaborativo (con equipos de programadores distribuidos) que permite alojar proyectos utilizando el sistema de control de versiones Git  (git push, git pull) y cuyo éxito supuso que Microsoft la comprase el año pasado por 7.500 millones de dólares. 

8. JIRA 

Hablamos de una de las herramientas de gestión de proyectos más populares. Es conocida por todo aquel que trabaja con metodologías scrum (Backlogs, sprints, historias de usuario…). Tiene cientos de integraciones, así como una interfaz visual atractiva y flexible tanto para equipos reducidos como para grades proyectos. Su principal desventaja es que requiere tiempo aprender a dominarla. Compite codo con codo con otra herramienta apreciada por los equipos agile, como Clarizen.

9. MEETUP 

Es posible que me lleve más de una crítica por incluir a MEETUP en este ranking. Pero no sólo de lo digital vive el profesional de la gestión de proyectos, sobre todo si le importa la colaboración.  Meetup está en el origen de muchos proyectos nuevos. Permitir a sus usuarios reunirse en la vida real en torno a un interés común. Ha permitido conocerse a amantes de la criptoeconomía, programadores de Ruby on Rails y hasta Growth Hackers antes de hacer proyectos memorables. 

10. TEAMS 

“Los viejos rockeros nunca mueren”. Microsoft siempre renace y emerge en campos estratégicos de la gestión empresarial. Su plataforma de Teams, cuando te acercas a ella sin perjuicios y dispuesto a sacarle el máximo provecho a Microsoft 365, es una excelente herramienta para gestionar proyectos de carácter transversal. Permite integraciones con Trello y otras herramientas aquí mencionadas. Incluye repositorios(One Note y/o Sharepoint), chat, trabajar en los documentos de Office desde la aplicación, mensajería etc. 

Recientemente hemos conocido que el número de usuarios diarios de Teams ha alcanzado los 13 millones, superando a Slack.

Por encima de todas estas herramientas de gestión de proyectos, podemos añadir una transversal: ZAPIER. Esta herramienta te permite conectar de manera muy fácil distintas aplicaciones que utilizas, haciendo que resulte sencillo automatizar tareas tediosas y por tanto ser aún más productivo. Imagínate que si recibes un mail con un asunto “etiquetado” y automáticamente lo puedes añadir a la mensajería de Monday y así miles de automatizaciones a tu disposición o que tú puedes crear. 

Para terminar, añadiría la importancia de que el equipo de gestión se sienta a gusto con las herramientas de gestión de proyectos seleccionadas. A veces se pasa por alto este detalle y comenzamos con un bloqueo estructural relevante. ¿Solución? Adoptar un mecanismo de consenso y toma de decisión que soporte esa decisión. ¿Cuál? Hablaremos de ello en un próximo post…