Qué es la gestión por procesos y cómo implantarla

UNIR Revista

Consiste en una de las prácticas más habituales en el mundo de la empresa. En este artículo te explicamos cuáles son las principales ventajas del sistema, las fases para ejecutarlo y en qué escenario es conveniente ponerlo en práctica.

Una de las prácticas más usuales en las organizaciones es la denominada gestión por procesos. En el mundo de la empresa, también se la conoce como Business Process Management (BPM). Se puede definir como la forma de organizar el trabajo para optimizar las actividades de una compañía.

En otras palabras, una manera diferente de organizar el trabajo, poniendo siempre el foco en la visión de los clientes. Mediante esta modalidad los procesos se gestionan de manera estructurada.

A continuación, desglosaremos los rasgos principales de la gestión por procesos:

Características de la gestión por procesos

• a) Debe tener siempre una misión u objetivo bien definidos.
• b) Su finalidad es garantizar que la organización funcione de manera coordinada. El plano está perfilado siempre hacia la satisfacción del cliente. No solo de los directivos o mandos medios, como suele ser en las compañías más tradicionales.
• c) Por ello, su estructura no suele ser jerárquica, sino horizontal o ‘plana’.

Los intervinientes en los procesos son grupos multidisciplinares, que sustituyen los departamentos separados por funciones.

• d) Los encargados de ese proceso son grupos multidisciplinares encargados de la gestión. Sustituyen los departamentos separados por funciones. Esa antigua estructura aquí no se aplica.
• e) El trabajo de los empleados también se orienta a las necesidades de los clientes.
• f) Las actividades se desglosan en tareas específicas para la asignación de responsables.
• g) Existen metodología determinadas para estandarizar las actividades y evitar errores que pueden llegar de la mano de la improvisación.
• h) Los procesos más rutinarios están automatizados.

Cómo implementar la gestión por procesos

Existen fases bien definidas:

• 1-Capacitación: para poder implementar adecuadamente este sistema lo primero que hace falta es el compromiso de los máximos directivos de una organización. Deben estar capacitados para ello.
• 2-Compromiso: los directivos, precisamente, deben ser capaces de transmitir a sus empleados la filosofía de gestión por procesos. Para ello, tienen que formarse y lograr que los empleados se comprometan con el sistema, sin sentir presión.
• 3-Identificación: es necesario establecer un inventario de procesos. A la hora de hacerlo, deben evaluarse las relaciones con los empleados y clientes externos.
• 4-Clasificación: los procesos deben categorizarse en tres grupos: claves, estratégicos y de apoyo.
• 5-Conexión: se establecen las conexiones que puede haber entre los procesos, con el objetivo de detectar elementos compartidos. Por ejemplo, recursos humanos, técnicos. materiales etc.
• 6-Mapa: se trazan diagramas que recogen, a través de bloques, todos los procesos intervinientes para concretar el Sistema de Gestión.
• 7-Indicadores: Deben definirse los KPIs ajustados a las necesidades de la organización para poder realizar una evaluación del rendimiento de los procesos.

La importancia de la automatización de los procesos

La automatización es necesaria cuando la demanda aumenta y la organización no tiene la misma capacidad de atenderla con la misma agilidad.

Si la empresa ya cuenta con un modelo de organización por procesos, su calidad se verá mermada en la medida que las tareas se realicen de manera manual.

Ventajas de la automatización

En los procesos empresariales, las ventajas que tiene automatizar la gestión principalmente son estas:

–Ganar tiempo y eficacia para gestionar proyectos. Esto puede suponer mayores ganancias para una compañía.

Mediante este sistema se evitan empleados innecesarios para llevar a cabo tareas repetitivas.

–Alcanzar el número de trabajadores que realmente se necesita para la ejecución de esos procesos. De este modo, se evitan empleados innecesarios para llevar a cabo tareas repetitivas.

–Fichaje de personal estratégico. Evita duplicar puestos de trabajo en proyectos de automatización.

–Obtener información fiable. En tiempo real.

Proyectos que pueden automatizarse

–Actividades que se realizan traspasando textos entre archivos o carpetas.

–Procesos de rutina.

–Procesos que requieren de demasiado tiempo para ser realizados de manera manual o artesanal

—Aquellos que -por errores u omisiones- han ocasionado pérdidas de dinero

–Datos provenientes de diferentes formatos. Para su ‘ensamble’ es necesario unificar criterios y metodologías.