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El packing list es esencial para el envío de mercancías, ya que detalla el contenido, cantidades y peso, facilitando un transporte eficiente y cumpliendo con los requisitos aduaneros.
Uno de los conceptos que más frecuentemente aparecen al referirse al transporte marítimo, terrestre, aéreo o ferroviario es el de packing list, un documento imprescindible y determinante en la logística de exportación de cualquier mercancía.
El término packing list, también conocido como lista de carga, de bultos o de empaque, es un documento comercial donde se detallan las mercancías que se quieren vender en el exterior y, por ende, permite identificar los productos al realizar una exportación a un destino internacional.
Atendiendo a la definición que proporciona el Instituto Español de Comercio Exterior (ICEX) es: “un documento de control, emitido por el exportador, para detallar todos los bultos, cajas, fondos o paquetes que componen una expedición, así como el peso y contenido de cada uno, identificándolos con un número o referencia. Uno de los objetivos de este documento es facilitar la labor de inspección y reconocimiento de los bultos que comprende el embarque y que figuran en la factura comercial”.
Características del packing list
El packing list es un documento de exportación, por lo que debe ser emitido por el exportador y es obligatorio para llevar a cabo el despacho de aduanas.
La función principal de este registro es servir a modo de inventario y constancia de los productos que van a exportarse y así agilizar las tareas de inspección y reconocimiento en la aduana, donde es solicitado para la liberación de los bienes comercializados una vez llegados a destino.
La lista debe ser lo más minuciosa posible para que los productos sean fácilmente identificados por los intermediarios, las aduanas y los receptores del envío. Ante esta circunstancia, y teniendo en cuenta que el idioma oficial en el mundo de los negocios es el inglés, es recomendable elaborar el documento tanto en español como inglés, y portar tanto el original como copias de los documentos en ambos idiomas.
Al ser un documento obligatorio y que tiene carácter de declaración jurada ante la aduana es esencial que la información contenida sea precisa y transparente; es decir, que cumpla con las regulaciones aduaneras y fiscales para evitar problemas legales y sanciones en el ámbito de la fiscalidad internacional.
Por lo tanto, es elemental conocer al detalle las leyes y reglamentos de las transacciones comerciales que involucran a más de un país y rigen las operaciones económicas internacionales, las cuales se adquieren gracias a formaciones como el Máster en Fiscalidad Internacional de UNIR. Estos conocimientos evitarán problemas en las exportaciones como retrasos o extracostes.
Modelo de packing list
No existe un modelo de packing list oficial, único o estándar, pero sí algunos elementos básicos que deben incluirse al redactarlo. Atendiendo a las recomendaciones del portal de la Comisión Europea Access 2 Markets para exportadores e importadores, existen algunos datos que siempre se deben incorporar, junto a otros de uso habitual que dan como resultado esta lista de elementos:
- Datos de contacto del exportador, importador y empresa de transporte.
- Cantidad total de bultos.
- Descripción detallada de cada bulto o lote de mercancías, y cantidad dentro de cada uno.
- Marcas y referencias detalladas de haberlas.
- Tipo de embalaje empleado.
- Fecha de realización del pedido y estimado de envío.
- Lugar de origen y destino de las mercancías.
- Peso (neto y bruto) y dimensiones de cada uno de los bultos y del conjunto de lotes enviados.
- Número de factura comercial a la que están asociadas las mercancías.
- Valor unitario y total del artículo.
- Valor total de la factura y tipo de pago.
- Naturaleza del pago (forma y fecha de pago, descuentos, etc.).
- Condiciones de entrega, en base al Incoterm correspondiente.
- También se puede hacer constar otra información, como el código arancelario de la mercancía.
Ejemplo de packing list
El packing list puede elaborarse en una hoja de cálculo, un programa de diseño o inclusive en un documento tipo Word. A modo de ejemplo de packing list, incluimos los datos que debería llevar este documento para una carga de 1.000 tornillos en 100 cajas en 10 palés y 1000 bolsas grandes de polipropileno de aproximadamente 50 kg cada una.
Datos del exportador:
Nombre de la empresa exportadora:
Dirección:
Teléfono:
Correo electrónico:
Datos del importador:
Nombre de la empresa importadora:
Dirección:
Teléfono:
Correo electrónico:
Datos de la empresa de transporte:
Nombre de la empresa de transporte:
Dirección:
Teléfono:
Correo electrónico:
Detalles del envío:
Cantidad total de bultos: 1100 (100 cajas y 1000 bolsas grandes)
Descripción detallada de los bultos:
- Cajas (1-100):
– Descripción: tornillos de acero inoxidable
– Cantidad: 10 cajas por palé, 100 cajas en total
– Marca/Referencia: N/A
– Tipo de embalaje: cajas de cartón reforzado
– Peso neto: aproximadamente 20 kg por caja
– Peso bruto:aproximadamente 22 kg por caja
– Dimensiones: 30 cm x 20 cm x 15 cm por caja
- Bolsas grandes (101-1100):
– Descripción: tornillos de acero inoxidable
– Cantidad: 1000 bolsas grandes
– Marca/Referencia: N/A
– Tipo de embalaje: bolsas de polipropileno
– Peso neto: aproximadamente 50 kg por bolsa
– Peso bruto: aproximadamente 52 kg por bolsa
– Dimensiones: 80 cm x 100 cm por bolsa
Fecha de realización del pedido:
Fecha estimada de envío:
Lugar de origen:
Lugar de destino:
Número de factura comercial:
Valor unitario del artículo:
Valor total de la factura:
Moneda de pago:
Condiciones de entrega según Incoterm: FOB (Free On Board)
El packing list cumple funciones comerciales y de control, por lo cual es imprescindible que dentro de una empresa existan personas familiarizadas con operaciones internacionales y capaces de responder ante posibles problemáticas o discrepancias que surjan en torno a regulaciones y documentos obligatorios como este. Profesionales especializados con estudios como el Máster en Derecho del Comercio Internacional de UNIR son perfiles idóneos para cumplir con los requerimientos en materia de exportación y con orientación hacia los mercados europeos e iberoamericanos.
No cabe duda que el packing list es fundamental en el proceso de envío y recepción de mercancías, ya que brinda un registro pormenorizado de las mercancías dentro de un lote o envío, facilitando su verificación, agilizando su despacho en aduanas y aportando datos relevantes para la facturación y el inventario. Esto no solo garantiza la eficiencia y precisión en la cadena de suministro, sino que contribuye a la satisfacción del cliente y al éxito de las operaciones comerciales.
