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Kanban es una metodología agile que permite visualizar el progreso de las tareas asociadas a una empresa o proyecto, desde el momento previo a su asignación hasta su finalización.
Uno de los mayores desafíos de trabajar en equipo es poder visualizar el proyecto en su conjunto para conocer qué fases y/o tareas se han completado, cuáles están pendientes de ser realizadas, en proceso o en revisión, y las que se han dado por concluidas. El objetivo de la metodología Kanban es la centralización de la información y su visualización a través de columnas, con un tablero en que el flujo de trabajo permanece visible y actualizado para cada uno de los miembros del equipo.
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¿Qué es la metodología Kanban?
La metodología Kanban, dentro de las denominadas metodologías agile, es un sistema de gestión de flujos de trabajo en una empresa o proyecto que facilita la visualización de las tareas pendientes o en proceso de realización, indicando quién es la persona responsable y el momento en el que se encuentra cada una de ellas.
Esta metodología para la gestión de proyectos está especialmente indicada para aquellos que se desarrollan en equipo, de una o varias disciplinas y constan de diferentes etapas, ya que permite conocer la evolución de cada una de las fases, así como la carga de trabajo asumida por los miembros del grupo.
Es muy habitual que su implementación se lleve a cabo de manera simultánea con SCRUM, aunque es importante recordar que son métodos diferenciados. En este sentido, Kanban con respecto de Scrum es más flexible, al permitir realizar cambios en la programación y ofrece una visión completa del estado en el que se encuentra el proyecto, siendo sencillo identificar si es necesario reforzar algún área para garantizar el cumplimiento del deadline.
El tablero en Kanban
La metodología agile Kanban se visualiza a través de un tablero de columnas que se puede ir adaptando a las necesidades de cada proyecto. Lo normal es que cada una de las filas sea una representación gráfica de las diferentes fases del flujo de trabajo asociadas al mismo.
La primera fila se dedica a las tareas que se deben realizar y, en ella, se disponen las tarjetas vinculadas a esas labores en las que se incluyen a su responsable, así como otros datos de interés, como deadline, prioridad e instrucciones específicas.
Según la evolución que vaya siguiendo el cometido asignado, se irá moviendo por las diferentes columnas del tablero Kanban —por ejemplo: asignada, en proceso, en revisión—, hasta llegar a la última columna que se identifica como la final e implica que la labor ha sido concluida.
Los principios de la metodología agile Kanban
Los principios que guían Kanban están muy ligados a las ventajas de introducir esta metodología de gestión del trabajo en las empresas y proyectos. En concreto, se resumen en:
- Empezar con lo que se hace actualmente. Uno de los puntos diferenciales de Kanban es su flexibilidad, lo cual posibilita aplicarla a los procesos de una organización sin necesidad de cambios drásticos. En la práctica, supone que puede empezar a implementarse sin que suponga un corte radical con lo que se hacía anteriormente, manteniéndose las cuestiones que sí funcionaban.
- Mejorar a través del cambio evolutivo. Kanban apuesta por los pequeños cambios y la mejora continua con el objetivo de que el equipo se vaya amoldando a la nueva metodología de forma progresiva. Esto permite que haya menos rechazo por parte de los equipos y que vayan interiorizando la nueva forma de trabajar con menos dificultades.
- Respetar los cargos, procesos y responsabilidades actuales. Relacionado con los dos puntos anteriores, Kanban sostiene que se pueden mantener los roles y procesos vigentes (especialmente los que tienen buenos resultados), ya que optar por lo contrario sería negativo para la organización.
- Fomentar el liderazgo en todos los ámbitos. El liderazgo es un elemento fundamental de esta metodología ágil; su rasgo diferenciador es que mantiene que puede provenir de cualquier miembro del equipo —y no solo de forma unidireccional desde arriba—. Por eso, defiende fomentar una cultura de seguridad que facilite que la mejora continua y los cambios se produzcan en todos los niveles de la empresa.
¿Cómo implementar la metodología Kanban?
Para implementar el método Kanban también se proponen una serie de prácticas:
- Dar visibilidad al conjunto de tareas, facilitando que sea posible observar todas las acciones que están pendientes o en proceso de ser realizadas, así como la persona que se encarga de ellas o el nivel de prioridad que ha recibido, entre otros aspectos.
- Identificar las potenciales sobrecargas y el progreso real del proyecto, permitiendo comprobar el estado en el que se encuentra cada una de las fases, lo que ayuda a la organización y planificación de recursos.
- Confiar en la flexibilidad y personalización, al ser adaptable a cada proyecto o empresa en atención a sus necesidades.
- Alentar la colaboración, la implicación y el liderazgo. Aunque las reuniones no son obligatorias, sí es recomendable mantenerlas periódicamente para analizar el estado del tablero y las conclusiones que se puedan extraer del progreso habitual del funcionamiento del flujo de trabajo.
¿Cómo crear un tablero Kanban para una empresa o proyecto?
Al tratarse Kanban de una metodología ágil, su principal objetivo siempre será mejorar los niveles de productividad, eficiencia y eficacia de la compañía. Por ello, no existe como tal un tablero previamente fijado que se deba implementar en un proyecto o empresa porque eso significaría homogeneizar un proceso que, por naturaleza, es necesariamente diferente en cada caso.
En este sentido, la incorporación de Kanban siempre parte de un tablero en blanco que se dividirá en columnas, tantas como fases conformen el flujo del trabajo o proyecto. A partir de aquí se deberán realizar una serie de fichas, una por cada tarea a realizar, que se irán ampliando, moviendo o situando en cada fila según el estado en el que se encuentre su progreso.
Ejemplos de la metodología Kanban
Aunque la metodología Kanban encuentra ejemplos diversos de su implementación por parte de las empresas, es posible clasificar su incorporación a los flujos de trabajo de una compañía o proyecto en dos grupos:
- Manual: en un tablero visible en un lugar de la compañía en la que todos los implicados en el proyecto tengan visibilidad y acceso al mismo. Las tarjetas asociadas a las tareas podrán ser desde pequeñas fichas imantadas hasta post-it, las cuales se irán desplazando por las columnas asociadas a cada una de las fases hasta completar el trabajo.
- Automatizada: gracias a programas diseñados para incorporar de manera sencilla la metodología Kanban a las organizaciones. En este sentido, Asana o Trello son dos programas que permiten personalizar tableros digitales en atención a las necesidades del proyecto. Ambos están disponibles tanto en versión gratuita como de pago.
En conclusión, la metodología Kanban es una manera sencilla de visualizar la evolución de las tareas que componen el flujo de trabajo de un proyecto e identificar potenciales sobrecargas en alguno de los miembros o fases con el objetivo de actuar de manera ágil y garantizar el cumplimiento del plazo fijado para su finalización o entrega.
