UNIR Revista
Cualquier empresa que dependa de la compra de bienes y servicios otorga a la gestión de proveedores un papel clave para garantizar el control y las mejores condiciones en las fuentes de suministro.
El buen funcionamiento de una empresa depende en gran medida de la eficacia de sus fuentes de suministro y, por este motivo, el trabajo en gestión de proveedores resulta fundamental en cualquier organización.
Seleccionar, contratar, negociar los presupuestos, pactar los plazos de entrega y controlar el cumplimiento de todo lo acordado, son labores de las que se encarga la gestión de proveedores. Una de las salidas profesionales que ofrece el Grado en ADE online de UNIR es, precisamente, la de responsable de logística, responsable de tareas relacionadas con la gestión de proveedores, la producción y el transporte, almacenaje y distribución.
¿Qué es la gestión de proveedores?
La gestión de proveedores en la empresa es una denominación amplia que engloba un sinfín de labores y operaciones que puede llevar a cabo una compañía en el trato con sus suministradores. Entre esas tareas se incluyen:
- Evaluación de los posibles candidatos para abastecer a la empresa. Se trata de estudiar la idoneidad de cada potencial proveedor, con la finalidad de determinar cuáles son los mejores candidatos para satisfacer las necesidades de la compañía. El análisis va más allá del costo, incluyendo cuestiones como disponibilidad, rapidez de suministro, ubicación, variedad de productos, condiciones de pago, descuentos por volumen, reputación y servicio posventa.
- Elección de los proveedores más adecuados. Es preciso realizar un análisis exhaustivo de todos los posibles abastecedores de la empresa para encontrar la alineación óptima con un proveedor específico.
- Formalización de la relación contractual. Resulta habitual firmar un documento en el que se detallan obligaciones, precios, términos de entrega, modalidades de pago, condiciones de cancelación y responsabilidades en caso de incumplimiento. La meticulosidad en la redacción del contrato puede ser determinante a la hora de prevenir posibles disputas en el futuro.
- Inicio de la relación con el proveedor. Con el arranque de la interacción regular con los proveedores seleccionados se establece una relación de confianza mutua. La comunicación efectiva y la supervisión constante del cumplimiento del contrato son esenciales para garantizar la eficiencia y resolver problemas de manera inmediata.
- Seguimiento de los términos. Realizar una evaluación continua de la colaboración entre la empresa y los proveedores resulta indispensable. Esta fase permite identificar áreas de mejora, fortalecer la relación y confirmar si la elección de proveedores ha sido la más acertada. Un análisis regular asegura la adaptación a cambios y el mantenimiento de una relación sólida a largo plazo, contribuyendo al éxito sostenible de la empresa en su gestión de proveedores.
La gestión de proveedores puede estar entre las funciones y tareas del Departamento de Compras o recaer en el Departamento de Logística, eso dependerá de la organización de cada empresa. En cuanto al profesional específico que puede realizar estas tareas, el Supply Chain Manager es uno de los más capacitados.
La importancia de la gestión de proveedores y pedidos
Llevar a cabo una correcta administración de las compras que hace la empresa tiene una importancia trascendental para su correcto funcionamiento, tanto a la hora de garantizar la producción como para maximizar los beneficios. Es lo que se conoce como gestión de aprovisionamiento. Por tanto, la gestión de pedidos y proveedores es crucial para el funcionamiento eficiente y exitoso de una empresa por varias razones fundamentales:
- Abastecimiento eficiente. La gestión de proveedores asegura que la empresa tenga acceso a los productos y servicios que necesita en cada momento. Un proceso bien organizado garantiza la disponibilidad constante de materias primas, productos acabados o servicios esenciales, evitando interrupciones en la cadena de suministro.
- Optimización de costes. Al gestionar adecuadamente a los proveedores, las empresas pueden negociar mejores condiciones, evaluar diferentes ofertas y seleccionar las opciones más rentables. Esto contribuye a conseguir los mejores precios, mejorando así los márgenes de beneficio.
- Calidad consistente. La selección cuidadosa y la supervisión continua de proveedores ayudan a mantener estándares de calidad constantes. Esto es esencial para garantizar que los productos o servicios cumplan con las expectativas de la empresa y de sus clientes.
- Flexibilidad y adaptabilidad. Una gestión efectiva de proveedores permite a las empresas ser más flexibles y adaptables a las condiciones del mercado. La posibilidad de trabajar con múltiples proveedores o ajustar rápidamente las estrategias de aprovisionamiento puede ser crucial para enfrentar cambios inesperados en la demanda o en las condiciones del mercado.
- Cumplimiento de plazos. La coordinación eficiente entre la gestión de pedidos y proveedores asegura que los productos o servicios se entreguen según los plazos establecidos. Este punto es esencial para cumplir con los compromisos contractuales, mantener la satisfacción del cliente y evitar penalizaciones por retrasos.
- Reducción de riesgos. La diversificación de proveedores y la evaluación regular de su desempeño contribuyen a reducir los riesgos asociados con la dependencia de una única fuente. Además, una gestión proactiva permite anticipar y abordar posibles problemas antes de que afecten significativamente a la empresa.
- Relaciones sostenibles. Fomentar relaciones sólidas con los proveedores es esencial. La colaboración a largo plazo basada en la confianza y la comunicación abierta puede redundar en beneficios adicionales, como acceso a innovaciones, condiciones preferenciales y apoyo mutuo en situaciones de dificultad.
La gestión eficiente de pedidos y proveedores es una piedra angular para el éxito operativo y financiero de una empresa, permitiendo no solo la supervivencia en un entorno empresarial competitivo, sino también la creación de ventajas sostenibles a largo plazo. También juega un papel determinante en la denominada gestión por procesos, donde uno de los pasos importantes es identificar a los proveedores.
Ventajas de la gestión eficaz de proveedores
Implementar una gestión eficaz de proveedores en la empresa resulta muy beneficioso, puesto que ayuda a los departamentos responsables a trabajar de manera más eficaz e inteligente, posibilitando que el sector de suministros adquiera una posición estratégica. Las ventajas principales de una gestión eficaz de los proveedores pasan por:
- Ahorro. Se ahorran costes de compra y se consiguen mejores precios.
- Rapidez. Cuando se lleva de manera eficiente la relación con los proveedores, los procesos son mucho más ágiles y rápidos, ganando así la empresa productividad. Incluso cuando surgen problemas.
- Buena administración. Haber invertido recursos suficientes para tener una buena gestión de proveedores posibilita verificar de forma diligente y efectiva si se están cumpliendo las normativas y todo lo acordado en los contratos.
- Cooperación. La eficacia en la relación con los proveedores se muestra también en la relación de colaboración que se establece entre la empresa y sus suministradores de bienes y servicios. Esta alianza mutua redunda en una mayor agilidad para los pedidos, con lo que se fortalece la calidad del servicio.
- Mayor satisfacción del cliente.
Para conseguir una gestión eficaz de proveedores, además de establecer una relación honesta y transparente con ellos, cada vez es más habitual que las empresas cuenten con un software específico para la gestión de proveedores. Se trata de programas informáticos que posibilitan la automatización de ciertas tareas o realizar el seguimiento de los pedidos, entre otras muchas alternativas.
