Solicita información

Gestión de Proyectos PM²: ¿qué es y qué la diferencia de otras metodologías?

Agustín Moya Colorado es coordinador regional de PM² Alliance en España y ha trabajado en proyectos de cooperación al desarrollo para  ONG y  la Comisión Europea, Hablamos con él sobre PM2 y sus ventajas respecto a otras metodologías.

Agustín Moya Colorado es coordinador regional de PM² Alliance en España, posición que desempeña como voluntario y que compagina con su trabajo como consultor independiente en cooperación internacional para el desarrollo. Como gestor, Moya ha trabajado en proyectos de ONG, y también con la Comisión Europea, en distintos países como Guatemala, Namibia, Mozambique y Chipre. Hablamos con él sobre la metodología PM2 y sus ventajas respecto a otras existentes.

¿Qué es PM²?

PM² es la metodología de gestión de proyectos desarrollada y mantenida por la Comisión Europea. Aunque ha sido desarrollada teniendo en cuenta las necesidades, cultura y restricciones de las instituciones de la UE, PM² es sencilla, fácil de implantar y adecuada para cualquier tipo de proyecto y cualquier organización que necesite abordar la gestión de proyectos de forma profesional y sistemática. Esta metodología se presentó en sociedad en 2018 en una conferencia internacional en Bruselas, poniéndola a disposición de las Administraciones Públicas de los Estados Miembros de la UE, compañías privadas, universidades, ONG y a la ciudadanía en su conjunto de manera gratuita y abierta.

PM² tiene la vocación de ser un elemento central de la sociedad europea, cada vez más orientada a trabajar por proyectos.

 

¿Qué papel juega PM² Alliance en esta metodología?

PM² Alliance es una organización internacional sin ánimo de lucro fundada en 2019 por profesionales de PM² que identificaron la necesidad de promover el uso de PM² como el recurso público que es, acercándolo a todos sus potenciales usuarios. La metodología necesitaba el impulso de la sociedad civil para no quedarse restringida al entorno de las instituciones europeas de Bruselas y alcanzar su potencial como el sistema operativo y el lenguaje común que puede y debe llegar a ser en gestión de proyectos. PM² Alliance ofrece un foro de unión para articular la comunidad de usuarios de la metodología, para facilitar el diálogo, compartir recursos y abordar los retos de la gestión de proyectos en Europa y más allá.

pm2

¿Por qué la UE ha apostado por desarrollar una metodología propia de Dirección de Proyectos, en lugar de adoptar una estándares de mercado?

Esa pregunta sólo la puede responder con certeza la propia institución. Pero es posible adivinar que una institución tan celosa por salvaguardar las normas de la libre competencia no estuviese en posición de favorecer alguno de los estándares ya presentes en el mercado y optase por desarrollar el suyo propio. Estamos hablando de un entramado organizacional que comprende no sólo la Comisión Europea, sino 17 instituciones de la UE y 45 Agencias Europeas, con decenas de miles de empleados y unas necesidades de gestión de proyectos específicas. Por otro lado, es probable que la complejidad de adaptar uno de los estándares del mercado a las necesidades y condicionantes de la UE requiriese un esfuerzo igual o mayor que el desarrollo de una metodología nueva.

El desarrollo de PM² se inició dentro de la Dirección General de Información y Telecomunicación -DIGIT- para dar respuesta a su creciente necesidad de gestión de proyectos internos. Estamos hablando del período entre 2007 y 2013, en que la metodología estaba en sus versiones iniciales y su uso estaba sólo al alcance de los trabajadores de la Comisión Europea. No es sino en 2015 que la metodología sale de la propia Comisión Europea y se empieza a utilizar en otras instituciones europeas y agencias del entorno. Y a la vista del potencial que ofrece y del compromiso por la transparencia y el uso de los recursos públicos, la Comisión Europea pone en marcha la iniciativa OpenPM² para acercar la metodología y sus beneficios a toda la comunidad de usuarios, proporcionando acceso abierto a PM² a toda la ciudadanía.

Creo que resulta enormemente coherente hacer que PM² esté a disposición gratuita de todos los ciudadanos europeos bajo una licencia de uso abierto, ya que la pagamos entre todos con nuestros impuestos y, por lo tanto, es nuestra.

 

¿Es PM² realmente una nueva metodología, un nuevo estándar?

Estoy seguro de que cualquier profesional de la gestión de proyectos que se proponga examinar PM² va a encontrar elementos que le van a resultar familiares y similitudes con otros estándares de gestión de proyectos, no cabe duda. En su presentación de la metodología, la Comisión Europea declara abiertamente que PM² integra elementos de estándares y mejores prácticas de gestión de proyectos globalmente aceptadas, no es ningún secreto. De hecho, la propia Guía v3.0 menciona el estándar de las Bases para la Competencia Individual de IPMA como una referencia para Directores de Proyectos. Personalmente veo complementariedades entre el enfoque por competencias de IPMA y la metodología PM².

Pienso que los desarrolladores de PM² tenían muy claro que no se trataba de reinventar la rueda, sino de extraer y sintetizar en una metodología clara y accesible la forma de abordar la gestión de proyectos de forma práctica y estandarizada, orientada sobre todo a su uso inmediato y enfocado en la eficiencia y en el beneficio de los proyectos. La gestión de proyectos puede resultar enormemente compleja y técnica, y muchas personas se pueden sentir intimidadas por estos factores. PM² trata precisamente de facilitar la comprensión y uso de un marco metodológico profesional, exhaustivo y sistemático que no por ser sencillo resulta simplista y responde a las necesidades de los proyectos, sus equipos y sus organizaciones. Lo novedoso reside en el enfoque pragmático, ligero y profesional, pero a la vez accesible a cualquiera.

¿Qué aporta PM2 frente al resto de metodologías o aproximaciones a la Dirección de Proyectos?

Resulta evidente que PM² no ha pretendido convertirse en una nueva enciclopedia de la gestión de proyectos. El cuerpo de conocimiento en gestión de proyectos es enormemente amplio y, sin duda, distintos proyectos con diversos grados de complejidad necesitarán distintas herramientas. Pero la gestión de proyectos necesita, fundamentalmente, dar respuesta a las preguntas básicas que enfrentan los proyectos y los equipos que los ejecutan: ¿Qué hay que hacer? ¿Cómo lo hacemos? ¿Quién lo tiene que hacer? ¿Cuándo? ¿Por qué, para qué? Y PM² ofrece respuestas claras y concisas a esas respuestas en una guía que en español ocupa 156 páginas incluyendo los apéndices y que se acompaña de un conjunto de plantillas (que llamamos Artefactos) editables en formato Word y Excel para guiar a los equipos en todo momento.

PM² aporta una serie de elementos que no están presentes de forma simultánea en ninguna otra metodología: lo primero es que viene avalada por la experiencia en gestión de proyectos de una de las administraciones públicas más potentes del mundo, como es la Comisión Europea, en segundo lugar, está el hecho de que sea gratuita y abierta ya que su reproducción y reutilización están autorizados, sin más que indicar la fuente. En tercer lugar, está su orientación al uso ya que es una metodología eminentemente práctica, ligera y fácil de entender y aplicar por cualquier persona y en cualquier organización. Por último, se debe destacar su flexibilidad y adaptabilidad, ya que proporciona una estructura metodológica que es posible modificar o complementar con herramientas adicionales para abordar los distintos niveles de complejidad que un proyecto concreto pueda presentar.

¿Qué filosofía hay detrás de PM2? ¿Cuál es su aproximación a los proyectos?

No estoy seguro de que haya una filosofía detrás de PM², pero de haberla pienso que es asimilable a la filosofía detrás del movimiento Open Source o Código Abierto, ya que PM² se ha puesto a disposición del público con total libertad de reproducción, uso, adaptación y distribución sin más que citar su origen y bajo la regla implícita de no modificar dichas condiciones. Por otro lado, la aproximación de PM² a la gestión de proyectos es eminentemente práctica y de sentido común.

El modelo está orientado a la entrega eficaz de soluciones y beneficios.

 

El denominado “Enfoque PM²” es un conjunto de orientaciones que promueven actitudes y comportamientos en los equipos de proyecto para mantenerse atentos y concentrados en los verdaderamente importante, que es que el proyecto alcance los beneficios o impactos planificados. Este enfoque subraya el valor de la flexibilidad y la adaptación de la metodología al proyecto y su organización, alejándose de dogmatismos: “las metodologías están para servir a los proyectos, y no al revés”.

¿Cuál es la estructura metodológica de PM2?

La estructura metodológica de PM² se explica de manera muy visual con la figura de lo que se denomina “la casa de PM²”:

Con los cimientos asentados sobre las mejores prácticas en gestión de proyectos globalmente reconocidas, la Guía PM² ofrece la base sobre la que se elevan los cuatro pilares de la metodología: su modelo de gobernanza, que da respuesta a la pregunta de ¿quién?; su ciclo de vida, que da respuesta al ¿cuándo?; sus procesos que orientan en cuanto al ¿qué hay que hacer?; y los artefactos (plantillas) que orientan para responder al ¿cómo? Todo ello anclado con el enfoque PM² que aglutina y mantiene los pilares enfocados en la entrega eficaz de soluciones y beneficios, dando respuesta al ¿por qué y para qué? de nuestro proyecto.

pm2

La Guía PM² ofrece orientación para que la gestión de nuestro proyecto genere beneficios al mismo, en términos de: asignación de roles y responsabilidades, evitando conflictos, duplicidades y malos entendidos en los equipos de proyecto; clarificación de las fases y procesos en los que estamos trabajando, facilitando la eficacia y la eficiencia; proporcionando plantillas de trabajo y un lenguaje común para homogenizar y sistematizar la gestión documental; y manteniendo el foco y el alineamiento de los equipos en los objetivos del proyecto y no en el cumplimiento de la metodología.

Uno de los puntos destacables de PM2 es su modelo de gobernanza, ¿puedes hablarnos de este concepto?

El modelo de gobernanza PM² ofrece una sistematización de asignación de roles y responsabilidades. Se apoya en un diagrama de organización de proyecto y en una matriz RASCI estandarizada. El diagrama de organización de proyecto reconoce dos partes o lados: la parte solicitante y la parte proveedora, de forma que una actúa como “cliente” que fija los objetivos, orienta y mide el desempeño y acepta los entregables al final del proyecto; mientras que la otra parte actúa como prestataria de servicios, asumiendo la responsabilidad global sobre los entregables del proyecto. El diagrama se estructura a su vez en capas, en función de la mayor o menor implicación en la visión estratégica de la organización en su conjunto y en la operativa del mismo.

Se debe hacer notar que las categorías que se establecen no se corresponden de manera directa y unívoca con personas en una organización, sino con roles que desarrollan una parte del trabajo de gestión del proyecto y asumen una parte de la responsabilidad de este. Se trata de establecer una división del trabajo de gestión de proyecto verdaderamente eficaz, facilitando los necesarios mecanismos de comunicación, coordinación y toma de decisión.

pm2

Un gran sector empresarial está adoptando metodologías ágiles en la gestión de sus proyectos ¿PM2 contempla en algún aspecto la filosofía ágil?

El desarrollo de la metodología PM² no se ha quedado sólo en la gestión de proyectos, sino que ha desarrollado todo un sistema metodológico que incluye una extensión Ágil y guías metodológicas para la gestión de programas y carteras. Uno de los apéndices de la Guía v3.0 proporciona la introducción a estas extensiones. Está previsto que la Comisión Europea libere estas extensiones a lo largo de 2021. De hecho, me consta que los documentos que desarrollan la extensión Ágil de PM² y la metodología de gestión de programas PM² ya están disponibles para los trabajadores de las instituciones europeas, por lo que es una cuestión de tiempo que sean liberadas y puestas a disposición de la ciuddanía, del mismo modo que se liberó la metodología de gestión de proyectos.

¿Qué diferencia existe entre Marco Lógico y PM2? ¿Se sustituyen, son complementarias?

El Marco Lógico es una herramienta frecuentemente utilizada en los programas financiados por la Comisión Europea para definir proyectos. Es un enfoque que, aplicado de manera sistemática y participativa, nos permite analizar las partes interesadas de un proyecto, analizar los problemas, los objetivos y las relaciones causa-efecto para plantear una estrategia de intervención de proyecto. La información generada por la aplicación del enfoque se plasma en una matriz que fija los objetivos, resultados y actividades del proyecto; así como sus indicadores, fuentes de verificación documental y las asunciones de partida.

Es un instrumento sumamente eficaz para resumir algunos de los elementos clave de un proyecto, como sus objetivos y su alcance; pero tiene limitaciones y de ningún modo es una metodología de gestión de proyectos.

 

Los programas de financiación europeos suelen incluir ente sus requisitos de participación la presentación de una matriz de marco lógico ya que es un documento de cuyo análisis se pueden extraer conclusiones muy útiles en términos de alineación con los objetivos de las convocatorias de los programas, eficacia, eficiencia y potencial impacto de los proyectos presentados.

El enfoque de marco lógico se puede integrar dentro de PM² para la definición del alcance, el desglose del trabajo, los recursos necesarios y el tiempo que requerirá el proyecto; pero PM² va un paso más allá de la gestión de estas restricciones, ofreciendo una metodología sistemática para abordar la gobernanza, la gestión del riesgo, del cambio, de la calidad, de las comunicaciones, etc., que no están cubiertas por el enfoque del marco lógico y que resultan claves para el éxito del proyecto.

La guía de PM2 v3.0 se ha abierto a todo el mundo, también en español ¿Qué le dirías, con relación al PM2, a un/a joven que acaba de terminar su formación académica y que quisiera adentrarse en el mundo de la Dirección de Proyectos?

Efectivamente, la traducción de la Guía v3.0 ha supuesto un hito del que estamos especialmente orgullosos en PM² Alliance, ya que hemos liderado un grupo fantástico de voluntarios, expertos todos ellos de la gestión de proyectos en diversos ámbitos profesionales y académicos. Estamos convencidos de que la traducción va a facilitar el acceso a este recurso a colectivos enormemente importantes tanto en España como en toda Hispanoamérica.

A los jóvenes que inician su andadura en el ámbito de la dirección de proyectos les diría que estudien todo lo que puedan, pero sobre todo que lo pongan en práctica.

La gestión de proyectos no es una disciplina teórica, sino práctica.

 

Conocer el marco teórico, las herramientas disponibles y los enfoques metodológicos es necesario, pero no suficiente. Lo importante es cómo se pone todo ello al servicio de los proyectos para conseguir que éstos alcancen los beneficios para los que se diseñan. También es cierto que la dirección de proyectos es una disciplina técnica y científica y, por lo tanto, pienso que debe alejarse de cualquier dogmatismo. Creo que es un buen comienzo tener siempre en mente que lo importante son los proyectos y los beneficios que pueden generar a las organizaciones y a la sociedad en su conjunto; y que las metodologías, como afirma el enfoque PM², están al servicio de los proyectos, y no al revés.

¿Qué aporta asociarse a la comunidad de PM2 Alliance?

Por mi recorrido profesional, he tenido la suerte y el privilegio de trabajar de forma muy cercana con muchas organizaciones de la sociedad civil. Estas organizaciones juegan un papel fundamental en nuestras sociedades, ya que trabajan por una causa en la que creen, en ámbitos donde no lo hacen necesariamente ni las administraciones públicas ni el sector privado. PM² Alliance es una asociación y, como tal, cualquiera puede hacerse socio para apoyar a la organización en el desarrollo de su misión, que es facilitar una mejor gestión de proyectos para el beneficio público. En PM² Alliance creemos que cuanto mejor se gestionen los proyectos, mejores resultados alcanzarán éstos, y mejor será para todo el conjunto de la sociedad; y estamos convencidos de que la metodología PM² puede y debe formar parte de esta mejora para la sociedad.

Todo aquel que se sienta interpelado por esta misión, puede asociarse, ya que el apoyo de los socios es fundamental para avanzar en el fomento de la adopción de PM² como el recurso público que es para cumplir con su vocación de servir como sistema operativo y lenguaje común en una sociedad en la que el trabajo por proyectos tiene cada vez más importancia. Los socios forman parte de esta misión y se benefician de descuentos en las certificaciones y en algunos cursos; y tienen acceso preferente a los eventos que se organizan. Pero también es cierto que no es la única forma de participar, ya que PM² Alliance sigue esa filosofía abierta que he mencionado antes y cualquier persona interesada en la metodología puede formar parte de la comunidad PM².Como entidad sin ánimo de lucro que es, PM² Alliance dedica las aportaciones de los socios al pago de la estructura necesaria para mantener la página web, el programa de certificación y los eventos que se organizan, ya que los que trabajamos en la organización lo hacemos de manera voluntaria, al margen de nuestra actividad profesional.

¿Por qué es interesante certificarse en PM2?

PM² Alliance ofrece un programa de certificación abierto a todo el mundo, a semejanza del programa de certificación con el que cuenta la Comisión Europea en exclusiva para los empleados de las instituciones europeas. Sé que son similares porque tengo la certificación emitida por la Comisión Europea, a la que accedí cuando estaba trabajando en la institución, y tengo también la certificación otorgada por PM² Alliance. En los dos casos, la certificación no se contempla como un fin en sí mismo, sino como una consecuencia lógica de la comprensión y la aplicación de la metodología en proyectos y como una recompensa al estudio y trabajo realizado. Evidentemente, cualquiera puede estudiarse por su cuenta el material disponible de forma gratuita, aprobar el examen y obtener la certificación, pero personalmente no creo en ese enfoque. En muchos casos, preparar el examen de certificación puede servir como motivación para profundizar en el estudio de la metodología, pero pienso que lo importante es ver cómo la metodología PM² te permite aproximarte a los proyectos con mayor capacidad para contribuir a su éxito y no como un título más que añadir al CV.

La certificación PM² Alliance puede resultar interesante para cualquiera que necesite demostrar el conocimiento de la metodología; quizá de manera especial para todas las personas que participen o vayan a participar en proyectos con financiación europea, pero no exclusivamente. La decisión de preparar un examen de certificación es muy personal y cada uno debe valorar las diferentes opciones que existen, las inversiones que requieren y el retorno que uno espera.

Para concluir, ¿hay Capítulos PM2 (Asociaciones/Representantes) similares a los de PMI?

No conozco de primera mano la estructura de PMI, pero en PM² Alliance tenemos Coordinadores Regionales que articulan la comunidad PM² en cada uno de los países en los que tenemos presencia, que actualmente son 22. Los Coordinadores Regionales somos voluntarios que asumimos la tarea de dar a conocer la metodología en nuestros países y articular la comunidad de gente interesada en PM². En PM² Alliance España nos hemos organizado para coordinar la traducción de la metodología al español, organizar webinars para dar a conocer la metodología, escribir artículos, y llevamos ya varios meses organizando charlas-café mensuales en LinkedIn para hablar de temas de interés para la comunidad y donde publicamos noticias y actividad de interés en torno a PM². Estas charlas y actividades son abiertas y sin registro necesario, por lo que invitamos a todo el mundo a seguir nuestra actividad en LinkedIn y participar en las que les resulten de interés.

Docencia 100% online

Nuestra metodología te permite estudiar sin desplazarte mediante un modelo de aprendizaje personalizado

Clases en directo

Nuestros profesores imparten 1600 horas de clases online a la semana. Puedes asistir en directo o verlas en otro momento.

Tutor personal

En UNIR nunca estarás solo. Un tutor personal realizará un seguimiento individualizado y te ayudará en todo lo que necesites.

La recompensa al esfuerzo

Mucho más que una universidad

Acompañamiento personalizado