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El inventario contable: ¿en qué consiste y cómo se hace?

Recopilar información financiera detallada acerca de los bienes y activos de una empresa es lo que se conoce como inventario en contabilidad y tiene una importancia trascendental.

El inventario contable es una herramienta indispensable para cualquier compañía
Especialista de inventario comprobando el stock del almacén.

Administrar una empresa es una tarea compleja en la que, a menudo, es posible perder el foco organizativo y dejarse engullir por en el engranaje administrativo. Por ello, el inventario contable es una herramienta fundamental para garantizar el buen estado económico y estructural de la compañía y que, por supuesto, se estudia en el Grado en Finanzas y Contabilidad de UNIR.

El concepto de inventario como asiento de los bienes y demás pertenencias de una persona o institución, hecho de forma ordenada y precisa, adquiere una mayor complejidad cuando se habla de inventario contable. De esta forma, el inventario en contabilidad posee sus propias características que lo hacen más intrincado, permitiendo que las cuentas de una empresa sean más eficientes.

¿Qué es un inventario en contabilidad?

La recopilación, ordenación, registro y documentación de todos los activos y bienes que posee una determinada empresa es lo que se conoce como inventario en contabilidad. Es, por lo tanto, un registro detallado de todos los bienes, productos o mercancías que una compañía tiene en un momento determinado. Se trata de una de las operaciones iniciales del ciclo contable.

Este inventario ha de incluir las materias primas, los productos en curso y las mercancías acabadas que una empresa tiene para satisfacer los pedidos de sus clientes o para emplear en el proceso de producción.

A través del rastreo de todas las transacciones de inventario, como compras, ventas, producción, ajustes o devoluciones, que se reflejan en el libro contable o en el sistema de gestión contable de la empresa, es posible mantener y actualizar el inventario contable. La compañía puede controlar sus existencias o evaluar la rotación del inventario gracias a la actualización periódica de su inventario contable.

En ocasiones el inventario contable no refleja exactamente el inventario físico real porque pueden producirse contratiempos como deterioro de mercancías, robos o simples errores administrativos que ocasionen discrepancias. Para garantizar la fiabilidad y exactitud del inventario de contabilidad, las empresas acostumbran a llevar a cabo periódicamente recuentos físicos con los que concilian las diferencias. Es lo que se conoce como conciliación de inventario o auditoría de inventario, que les vale a las corporaciones para mantener registros de inventario precisos, detectar errores y prevenir fraudes.

Icono de inventario contable

¿Cómo se hace un inventario contable?

El inventario contable es una herramienta indispensable para cualquier compañía a la hora de conocer sus bienes y recursos. Los pasos que deben seguirse para elaborar un inventario en contabilidad son los siguientes:

  1. Recopilación. El primer trámite para la elaboración del inventario contable es reunir toda la documentación que sea precisa, como facturas, recibos, los registros de la empresa y, en definitiva, todos los documentos que sirvan para identificar los bienes y recursos de la compañía.
  2. Tipificación. Con toda la documentación de la empresa en la mano, el siguiente paso es ordenar estos papeles atendiendo a su naturaleza. Se diferenciará entre bienes que sean propiedad de la sociedad y los que están en préstamo.
  3. Tasación. Ahora es el momento de asignar un valor a cada uno de los bienes y recursos de la empresa. Para ejecutar con éxito este cometido es posible recurrir a un profesional tasador o emplear métodos de valoración estándar.
  4. Revisión. Con los bienes tasados será necesario realizar una comprobación concienzuda de los inventarios, con la intención de verificar que no existan errores u otro tipo de irregularidades.
  5. Puesta al día. La última etapa consiste en actualizar de forma periódica el inventario, de manera que la información esté al día y no falten nunca bienes ni recursos contabilizados.

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