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Guía práctica para dirigir equipos virtuales sin morir en el intento

Por Eva Asensio del Arco | Vicedecana de Empresa en UNIR 21-05-19

El líder de un equipo virtual debe establecer canales de comunicación mucho más pautados. En consecuencia, si se deja librada la búsqueda de la comunicación eficiente a la espontaneidad, no funcionará.

dirigir equipos virtuales

Un equipo virtual en la empresa es un grupo de trabajo integrado por personas que están dispersas geográficamente.

Existen dos tipos de equipos virtuales:

  • Los que, aunque estén separados, pueden ser localizables en la sede de una empresa.
  • Los que están formados por personas que no se concentran físicamente ni siquiera en la sede de la empresa. Éstas trabajan en sus domicilios u oficinas particulares.

En este último sistema yo trabajo a diario desde hace diez años en UNIR, una universidad 100% online.

A la hora de coordinar este tipo de equipos a distancia, su principal responsable debe partir de una premisa clara. Un equipo virtual es un equipo real. Debe ser interpretado como tal. No debe olvidar nunca que dirige a personas. Esto conlleva implicaciones emocionales.

Ventajas e inconvenientes

Dirigir equipos virtuales tiene grandes ventajas y también algunos inconvenientes.

Ventajas:

  • Potencian la flexibilidad.

Son mucho más flexibles. Permiten mejorar la conciliación de vida personal y profesional de cada uno de sus miembros.

  • Reducen las pérdidas de tiempo innecesarias

Sus componentes no deben malgastar horas en desplazamientos a un puesto de trabajo. Principalmente, hacia sedes situadas en grandes urbes.

  • Permiten aumentar la disponibilidad de talentos

Un modelo de equipo virtual permita a su líder o director disponer de mayor potencial de talento. No existen las barreras de la localización geográfica respecto a sus miembros. Tampoco surgen obstáculos de disponibilidad horaria.

  • Fomentan la diversidad

Un responsable de estos grupos de trabajo está más abierto a construir equipos más diversos. Puede crear equipos donde se potencien las habilidades complementarias. Además, fortalecerá las cualidades más heterogéneas de sus miembros.

Desventajas:

  • La tecnología no siempre facilita una buena comunicación.

Es muy importante lubricar los canales de comunicación en los equipos virtuales. Pero esta tarea no se resuelve tan fácilmente como en los grupos presenciales. En estos últimos, la cercanía física suele evitar muchos problemas de comunicación.

  • Problemas de coordinación

Es otro de los obstáculos recurrentes que debe afrontar el líder de un equipo virtual, si no actúa con eficacia. Todo puede derivar en una falta de coordinación muy negativa. ¿En qué situaciones? Cuando no se estructuran pautas claras de trabajo.

  • Falta de motivación

Los integrantes de un equipo virtual pueden no verse conectados emocionalmente con el resto del equipo.

La distancia física entre los miembros a veces condiciona la sensación de pertenencia a un grupo. En consecuencia, pueden verse finalmente desmotivados.

La distancia física entre los miembros a veces condiciona la sensación de pertenencia a un grupo. En consecuencia, pueden verse finalmente desmotivados.

  • Merma en el rendimiento

La consecuencia final de estas situaciones es la escasez o merma de rendimiento del grupo.

Medidas y estrategias

La cuestión es, por tanto, ¿cómo combatir estas desventajas? Propongo estas medidas:

1-Crear vías adecuadas de información

El líder de un equipo virtual debe establecer canales de comunicación mucho más pautados. Deberán ser más estandarizados y documentados. Tiene que forzar la comunicación. Ésta ya no resulta espontánea.

Uno no está físicamente junto otras personas. En consecuencia, si se deja librada la búsqueda de la comunicación eficiente a la espontaneidad, no funcionará.

2-Huir del correo electrónico como principal canal de comunicación

El correo electrónico funciona muy bien como canal complementario de comunicación. No obstante,  nunca debe ser la vía principal. Es impersonal, puede generar confusión. También es probable que cause un sentimiento de soledad en el trabajador que está del ‘otro lado’.

3- Establecer estrategias de comunicación colaborativas

Toda la información disponible deber ser compartida para todos los miembros del equipo virtual. La clave pasa por establecer estrategias de comunicación colaborativas. Hoy en día existen herramientas muy solventes que permiten hacerlo, como Skype, One Drive o ScoNet.

4-Transparentar las tareas y conocimientos

Estos mecanismos facilitan además la transferencia de conocimientos. Aquellos del grupo que tienen mayor experiencia podrán trasladar sus aptitudes y experiencias a los más nuevos.

Ese conocimiento tácito rápidamente llegará a quienes se van incorporando. Esto facilita mucho el proceso de integración en el grupo, y la sensación de pertenencia.

5-Introducir procesos de seguimiento automatizados

Finalmente, en un equipo virtual resulta esencial que un líder introduzca procesos de seguimiento del trabajo automatizados.

En caso contrario, el directivo que está a cargo del equipo virtual destinaría mucho tiempo en supervisar estas tareas.

Si no se automatiza ese seguimiento, un gestor de equipo destinará horas estériles de trabajo en cosas innecesarias.

 

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