Martes, 06 noviembre 2018

El papel del Compliance Officer en la implantación del programa de cumplimiento

El Compliance Officer es nombrado por el órgano de administración y se constituye como un órgano encargado de supervisar el cumplimiento de los principios de actuación y normas de conducta recogidos en el Código Ético y en el Manual de Prevención de Riesgos Penales de la empresa.

Los principios que rigen la función de cumplimiento llevada a cabo por el Compliance Officer son el principio de autonomía, independencia, profesionalidad, máxima diligencia y honradez. Todo ello con el fin de garantizar la objetividad y el carácter vinculante de sus decisiones. Del mismo modo, en el ejercicio de sus funciones, el Compliance Officer garantiza:

– La confidencialidad de todos los datos tratados y actuaciones llevadas a cabo, salvo que por ley o requerimiento judicial proceda la remisión de dicha información.

– El análisis exhaustivo de cualquier dato, información o documento con base en los cuales se promueva su actuación.

– La instrucción de un procedimiento adecuado a las circunstancias de cada caso, actuando siempre con independencia y pleno respeto del derecho de audiencia y de la presunción de inocencia de cualquier persona afectada.

– La confidencialidad y la ausencia de represalias como consecuencia de la presentación de denuncias de buena fe.

Perfil del Compliance Officer

El Código Penal no establece las competencias ni la formación que debe tener el Compliance Officer, por lo que podría ser cualquier persona, con independencia de su titulación académica. No obstante, al ser el encargado de la gestión, supervisión y control dentro de la empresa, es conveniente que el cargo de Compliance Officer recaiga en una persona que conozca en profundidad el funcionamiento de la empresa y el desarrollo de las actividades llevadas a cabo por la misma.

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En las PYME (aquellas empresas que puedan presentar cuenta de pérdidas y ganancias abreviada), podrá ser designado como Compliance Officer el administrador de la sociedad.

Funciones

Las principales funciones llevadas a cabo por el Compliance Officer son las siguientes:

– Gestionar el Manual de Prevención de Riesgos Penales.

– Información y formación sobre el Manual.

– Supervisar y controlar el cumplimiento del Manual y de los documentos que conforman el mismo.

– Realizar un seguimiento de las medidas adoptadas en el ámbito de la prevención y su suficiencia.

– Revisión y modificación del Manual.

– Gestionar el canal de denuncias.

El Compliance Officer, aunque en el ejercicio de sus funciones actúe bajo el principio de independencia, no quiere decir que sea un órgano totalmente independiente y que no se relacione, por ejemplo, con el órgano de administración de la empresa.

En este sentido, otra de las funciones del Compliance Officer es informar al órgano de administración de sus conclusiones y principales actuaciones, al menos una vez al año. Del mismo modo, podrá reportar de forma extraordinaria cuando considere que existe un hecho de relevancia que deba ser puesto en conocimiento del órgano de administración de la empresa.

Del mismo modo, el Compliance Officer tiene como función diseñar un marco de relaciones de coordinación, colaboración e información con los responsables de cada departamento en los que se divide la empresa. El objetivo es promocionar los principios éticos en materia de prevención de delitos, en los procesos de investigación, en las actividades de supervisión y control, en la coordinación del análisis de riesgos y la potenciación de los programas de formación.

Los responsables de cada uno de los departamentos de la empresa le enviarán anualmente informes y autoevaluaciones relativos al grado de cumplimiento de las políticas, procedimientos y medidas de control existentes.

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Además, el Compliance Officer tendrá autoridad y legitimidad para recabar cualquier información relativa a las políticas, procedimientos y controles implantados, así como acceder a la información que precise para supervisar y verificar que el ejercicio de su función se realiza de manera eficaz y eficiente. No obstante, quedan excluidos los datos y la documentación cuyo acceso esté restringido y protegido por normativa regulatoria especifica legal o reglamentaria.

Responsabilidad penal

El Compliance Officer será penalmente responsable cuando no actúe con la diligencia debida en el ejercicio de las funciones que, como tal, le corresponden. En el mismo sentido, responderá ante el órgano de administración de la empresa, el cual podrá requerirle sobre cualquier aspecto de las funciones que lleva a cabo y, en su caso, proceder a su destitución.

En conclusión, el Compliance Officer tiene un papel imprescindible en el ejercicio de la función de cumplimiento normativo, siendo el responsable de la adecuada organización y eficaz implantación del Manual de Riesgos Penales de la empresa, velando por la ejecución y supervisión de las políticas, procedimientos y planes de actuación que lo desarrollen.