Viernes, 28 septiembre 2018

Cinco errores de gestión que tiene que evitar un despacho de abogados

Decidir es complicado. El miedo a tomar decisiones equivocadas puede agobiar incluso al más veterano y curtido director de un despacho. Sobre todo cuando hablamos de decisiones con peso, con transcendencia, en la realidad del bufete. Estos son los cinco errores más graves que puede cometer un abogado, a la hora de gestionar su despacho:

1 – Actuar por impulso

Es decir, actuar sin tener una estrategia. En este caso, las decisiones que afecten a distintas áreas o necesidades del despacho van a ser inconexas, inconsistentes. Incluso, pueden llegar a ser contradictorias. La planificación estratégica tiene que ser la base de cualquier buen gestor. ¿Hacia dónde va el despacho? ¿Por qué? ¿Qué quiere conseguir? ¿Estamos listos para ello?

Si no hay objetivos claros, si se decide por impulso, es muy probable que se den pasos equivocados o, como poco, en el momento incorrecto. Para llegar a destino, lo mejor primero es trazar el rumbo, previendo las paradas que se van a realizar por el camino.

Un ejemplo: “La competencia está haciendo publicidad. Vamos a lanzar una campaña propia. Buen objetivo. Pero antes debemos preguntarnos: ¿Con qué presupuesto? ¿De dónde va a salir el dinero? ¿Qué voy a vender, y a quién? ¿Qué pretendo conseguir con esa campaña y cómo sé si ha sido un éxito?

2 – Actuar sin datos

Es una variante de actuar por impulso, pero puede darse también cuando se tienen una estrategia y objetivos claros. Actuar sin datos es hacerlo en base a intuiciones, en base a la “experiencia”. Es tomar una decisión basándose sobre todo en la intuición.

Muchas veces, los despachos siguen sin tener una fuente de información que aporte datos sobre el negocio en tiempo real

“Vamos a reforzar el área de Penal porque he leído que está creciendo en toda España. “Toda España” no es tu despacho. ¿Ha crecido el número de asuntos en Penal en tu despacho? ¿O al menos las consultas? ¿Cuánto? ¿Qué impacto tiene eso sobre el volumen de negocio? El problema, muchas veces, es que los despachos siguen sin tener una fuente de información que aporte datos sobre el negocio en tiempo real.

Una variante de este error es tomar una decisión porque en el pasado ya hiciste lo mismo y funcionó. En la actualidad puede que también, pero éxitos pasados no garantizan aciertos futuros. Menos aún en la actualidad.

3 – No actuar a la espera de más datos

Este es el caso opuesto al anterior. Querer tener toda la información encima de la mesa antes de tomar cualquier decisión. Es lo que se llama “parálisis por análisis”, y es a menudo un síntoma claro del miedo a decidir. Siempre va a ser posible tener más información, pero hace falta tener capacidad para conseguirla y para poder interpretarla de manera adecuada. Un ejemplo: no mudarse a un nuevo despacho porque se quiere tener una certeza absoluta sobre el comportamiento del mercado inmobiliario.

De alguna manera, creo que este error está muy extendido, sobre todo en relación a la toma de decisiones de cambios estratégicos. Hoy más que nunca, el abogado tiene acceso a mucha información y de calidad en materia de gestión, marketing, tecnología…

Pero, a pesar de todo ello, no decide dar el salto y acometer una transformación de su despacho. O quizá precisamente por esa sobreabundancia de información. En ese caso, estamos hablando de “infoxicación”, pero también de otras cosas como miedo al cambio, o resistencia a la innovación.

4 – Actuar sin escuchar al cliente

El despacho ha decidido cambiar, innovar, hacer las cosas de manera diferente para conseguir mejores resultados. Y empieza a armarse de nuevas herramientas (tecnológicas, de marketing, de gestión…) siguiendo la estela de otros bufetes que ya han recorrido ese camino y a los que parece que les ha ido bien. Pero lo hace sin pararse a analizar lo que le están pidiendo sus propios clientes. Entonces, aunque esté dando los pasos correctos, es probable que esté priorizando mal lo que necesita.

Por ejemplo: “Vamos a lanzar una web con una app que permita gestionar a través del móvil las citas con clientes”. Pero tus clientes de lo que se quejan es de que tardas mucho en responder a sus llamadas o que no respondes a sus mails. Tendrás una preciosa herramienta más en tu arsenal que te permitirá incrementar tu mala comunicación con ellos.

Escuchar a los clientes siempre es buena idea, porque son los que mejor pueden decir los cambios que hay que implementar

Escuchar a los clientes siempre es buena idea, porque son los que mejor pueden decirte qué cambios y mejoras deberías implementar de manera inmediata.

5 – Actuar al margen de las personas del despacho

Último error, pero no por ello el menos importante: asegúrate de que los cambios que quieres realizar están alineados con todo el equipo o sufrirás retrasos o, peor aún, un fracaso absoluto. Los cambios los llevan a cabo las personas, y si lo hacen por obligación, sin creer en ello, o sin la formación y medios adecuados… A tener en cuenta: cada uno tenemos una capacidad de adaptación diferente y abrazamos el cambio con más o menos facilidad.

Un ejemplo claro de esto es pasar a un modelo de gestión por proyectos, pero sin estar seguro de que todo el mundo tiene los procesos claros, lo que se espera de ellos, lo que tienen que dejar de hacer, lo que supone de mejora para ellos… Es seguro que algún miembro del equipo se sentirá perjudicado o menospreciado y será un freno a todo el proceso de cambio.

Lamentablemente, este es un error muy común, no sólo en el sector legal. Lo que supone un desperdicio enorme en tiempo, dinero y trabajo. Para terminar a menudo en una situación peor que la de inicio, con un equipo desgastado, frustrado y descontento.